Depuis 2017, il est possible de dématérialiser les justificatifs de notes de frais grâce à la numérisation des documents papier. Il est cependant indispensable de respecter les principes de l’archivage à valeur probante.
L’archivage à valeur probante, qu’est-ce que c’est ?
Tout d’abord, « valeur probante » est un terme juridique qui reconnait et prouve la validité d’un document. L’archivage à valeur probante, ou l’archivage numérique, a pour objectif d’assurer la pérennité et la restitution ultérieure de l’information contenue dans les documents numériques. Cela garantit l’intégrité et la bonne conservation des données, pour permettre leur restitution ultérieure à des fins de contrôle et/ou de justification.
Pour ce faire, des mesures techniques et organisationnelles sont mises en place lors de l’enregistrement, du stockage et de la restitution des données numériques.
Quels sont les avantages ?
En plus de permettre à un document numérique d’avoir la même valeur qu’un document papier, l’archivage à valeur probante bénéficie de nombreux avantages tels que :
- Ne plus craindre de perdre ou d’abîmer un justificatif en format papier ;
- Ne plus avoir à stocker des documents durant de nombreuses années ;
- Bénéficier d’un gain de temps non négligeable dans son organisation administrative ;
- Permettre des analyses historiques sur plusieurs mois/années
La solution manager.one
Les documents numérisés conservés sous format PDF sont assortis d’une empreinte numérique. Chaque fichier est horodaté au moyen d’une source d’horodatage interne afin de dater les différentes opérations réalisées.
Avec manager.one, il n’est plus nécessaire de conserver les documents au format papier. Les salariés munis d’une carte Visa Corporate justifient chacun de leurs frais professionnels en temps réel. Ils scannent ou photographient le justificatif de dépense après chaque opération.
Ce dernier est stocké selon les exigences de l’arrêté du 23 mai 2019, garantissant un archivage à valeur probante. Ces dispositions de droit social s’alignent à celles de droit fiscal, issues de l’arrêté ministériel du 22 mars 2017.
Vous pourrez alors fournir des justificatifs dématérialisés lors d’un contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale grâce à l’archivage à valeur probante manager.one.
Tous nos justificatifs sont stockés sur des serveurs sécurisés de Microsoft Azure basés en Union européenne. Les documents sont conservés 6 ans minimum et ne peuvent en aucun cas être supprimés sur cette période.
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