Les notes de frais permettent au salarié de demander à l’entreprise le remboursement de ses dépenses professionnelles, réalisées à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
La loi autorise l’entreprise, dans certains cas et sous certaines conditions, à récupérer la TVA sur les notes de frais. Cette possibilité est encadrée par la loi.
Récupérer la TVA sur les notes de frais : le cadre juridique
Les dépenses réalisées par le salarié dans le cadre de son emploi (logement, transport, restauration…) ont, comme pour toute opération économique, supporté la TVA. Le salarié en tant que personne physique ne peut bien entendu pas demander le remboursement de cette taxe.
L’entreprise, au contraire, est autorisée à récupérer la TVA sur les notes de frais de ses salariés. Elle est en effet redevable de la TVA, ce qui l’autorise à la déduire de ses dépenses. Les modalités de paiement et de remboursement de la TVA diffèrent selon le régime de TVA choisi.
La loi encadre cependant de façon rigoureuse cette possibilité :
- La dépense doit avoir été faite dans l’intérêt de l’entreprise.
- Une facture originale et conforme à la loi doit être à même de justifier de la réalité de la dépense.
- Doit apparaître sur la facture le nom de l’entreprise, et non le nom du salarié. Ce dernier agit en effet au nom et pour le compte de son entreprise, jamais pour son propre compte.
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur. L’exigibilité de la TVA sur la vente est à la date d’émission de la facture. Pour les prestations de services, elle intervient au moment du paiement.
- L’entreprise et ses salariés doivent donc se montrer particulièrement rigoureux quant à l’établissement et la conservation des factures.
Il va de soi que l’entreprise est tenue de rembourser au salarié la totalité du montant TTC figurant sur la note de frais, quand bien même la TVA ne serait pas déductible. Le salarié ne supporte aucun coût : l’opération pour lui est neutre.
Attention : des règles particulières s’appliquent s’agissant de la TVA sur refacturation de frais.
Récupérer la TVA sur les notes de frais : les cas particuliers
Dans certains cas, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les notes de frais.
Le droit fiscal limite en effet la déductibilité de la TVA pour certaines catégories de dépenses. C’est le cas, parfois, des frais de réception et de frais de déplacement, qui constituent des dépenses professionnelles courantes.
Récupérer la TVA sur les frais de déplacement
De nombreuses règles fiscales encadrent la récupération de la TVA sur les notes de frais de déplacement. Elles dépendent du type de dépense. La TVA sur de nombreuses dépenses de déplacement n’est pas ou peu déductible.
TVA et dépenses de train, avion ou bateau
Aucun TVA ne peut être récupérée sur les dépenses de train, avion ou bateau, car celles-ci ne supportent pas la TVA.
TVA et frais de parking
La TVA sur les dépenses de stationnement n’est pas tout le temps récupérable. Elle ne l’est que si les lieux de stationnement sont réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel de l’entreprise.
TVA et indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques remboursées ne sont pas non plus soumises à la TVA. L’entreprise ne peut en conséquence pas récupérer la TVA.
TVA et péage
La TVA sur frais de péage est toujours récupérable.
TVA et frais de carburant
La loi réglemente de manière assez complexe la déduction de la TVA sur les frais de carburant. Les règles varient en fonction du type de véhicule et de carburant.
La loi opère une distinction entre véhicule de tourisme, destiné à transporter des personnes, et véhicule utilitaire, destiné à transporter des marchandises ou du matériel.
La TVA peut ainsi être récupérée sur les notes de frais de gazole :
- à 100 % pour les véhicules utilitaires,
- à 80% pour les véhicules de tourisme.
La récupération de la TVA sur l’essence est quant à elle plus complexe. Un échéancier a été mis en place en 2017, pour aligner progressivement les règles sur celles des véhicules diesel.
En 2020, la TVA sur l’essence est récupérable à 60 %, que le véhicule soit utilitaire ou de tourisme. À terme, en 2022, le taux atteindra 80 % pour les véhicules de tourisme, contre 100 % pour les véhicules utilitaires.
Les règles ci-dessus ne sont pas exhaustives. La législation est dense en la matière.
Récupérer la TVA sur les frais d’hébergement
Les dépenses d’hôtels, d’apparts-hôtel ou encore d’Airbnb ne donnent pas lieu à récupération de la TVA. Au contraire, les nuitées payées pour le compte d’un tiers sont éligibles à la récupération de TVA.
En revanche, la TVA sur les repas pris au sein de ces structures, tels que le petit-déjeuner, est déductible. Il est cependant nécessaire que cette dépense fasse l’objet d’une ligne spécifique sur la facture de l’hôtel.
Récupérer la TVA sur les frais de repas
La TVA sur les frais de repas est en principe déductible lors des déplacements ou missions du salarié. Le repas peut être pris par le collaborateur seul, ou bien avec ses collègues. Cela peut également être un repas d’affaires pris avec un prospect, un client ou un partenaire.
Dans ce cas, l’entreprise peut récupérer la TVA sur ces notes de frais, à condition que le repas ait été pris dans un cadre professionnel. La facture doit en outre préciser le nombre de couverts, ainsi que l’identité et la fonction des convives.
Si la facture est d’un montant inférieur à 150 € HT, un simple reçu suffit. Il doit indiquer le taux et le montant de TVA.
La récupération de la TVA sur les autres frais
Il arrive que le salarié achète et offre pour le compte de l’entreprise des cadeaux d’affaires ou des objets promotionnels.
Il est possible de récupérer la TVA sur les notes de frais de cadeaux, si la valeur TTC des biens offerts n’excède pas 69 € par client.
Les autres frais, quelle que soit leur nature, sont déductibles à condition de posséder une facture en bonne et due forme établie au nom de l’entreprise.
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