La gestion des dépenses professionnelles est un point d’attention majeur dans la vie des entreprises. Un manque d’organisation et des règles confuses occasionnent perte de temps et risques de redressement.
Toute entreprise, de la TPE au grand groupe, a intérêt à mettre en place une politique de dépenses. Quelques règles et bonnes pratiques sont cependant à respecter pour s’assurer de la pleine efficacité de ce document.
Qu’est-ce qu’une politique de dépenses ?
La politique de dépenses de l’entreprise est un document interne dans l’entreprise permettant de réguler les frais professionnels des collaborateurs.
Par frais professionnels, on entend les frais de déplacement, les indemnités kilométriques, ou encore les frais de restauration. Ce sont tous les dépenses supportées par les salariés dans l’exercice de leur activité professionnelle.
La politique de dépenses permet de poser des règles relatives aux dépenses professionnelles, ainsi que d’harmoniser la procédure de remboursement des notes de frais.
La politique de dépenses s’impose à tous les salariés et dirigeants, qui doivent s’y référer pour obtenir le remboursement de leurs dépenses. Elle permet à toutes les parties prenantes de gagner en temps et en efficacité, et minimise les risques de redressement en cas de contrôle URSSAF.
Le contenu d’une politique de dépenses efficace
La politique de dépenses d’une entreprise détermine a minima quel type de dépense peut être remboursé, ainsi que la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses.
Elle intervient donc en amont et en aval de la dépense. Toutes les étapes de la procédure sont en principe couvertes.
En amont, la politique de dépenses liste les dépenses éligibles au remboursement et pose des limites pour chaque type de dépense. Les voyages en classe affaires sont-ils autorisés ? Dans quel type d’hébergement vos collaborateurs peuvent-ils séjourner ? Etc.
En aval, ce document fait mention du délai d’envoi des notes de frais, des règles d’établissement des notes de frais, de la nécessité d’y joindre un justificatif, ou encore du délai de remboursement.
Il est également possible de prévoir un document standard à remplir, commun à tous les salariés lors de l’établissement de leur note de frais.
Quelles que soient les règles adoptées, l’objectif est le suivant : mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.
Cette politique de dépenses doit être bien comprise des salariés, et incitative. Il est possible de prévoir des « sanctions » en cas de non-respect des règles.
Par exemple, il est bon d’indiquer que si le délai de transmission des notes de frais n’est pas respecté, le remboursement sera retardé. Si la dépense est injustifiée ou présentée sans justificatif, elle ne sera pas remboursée.
Nos conseils pour une politique de dépenses réussie
Analysez les besoins de votre entreprise
Une bonne politique voyage est une politique adaptée aux besoins de l’entreprise.
Avant de vous lancer dans de grands travaux de rédaction, assurez-vous d’avoir préalablement identifié les besoins de l’entreprise. Ce travail doit être fait en amont de la rédaction.
Il est important de partir de l’existant, d’analyser les besoins et les contraintes, et de confronter ensuite cela au budget de l’entreprise.
N’hésitez pas à solliciter l’avis de vos salariés. Ce sont finalement les premiers concernés !
Communiquez sur votre politique de dépenses
La rédaction d’une politique de dépenses n’est pas suffisante.
Une fois la politique de dépenses élaborée, il est important de s’assurer que les collaborateurs en aient pris connaissance et, surtout, l’aient comprise.
Qu’importe le moyen de communication choisi (document imprimé et affiché, e-mail, réunion…), l’important est de faire preuve de transparence et de ne pas hésiter à communiquer régulièrement sur le sujet.
Privilégiez la clarté et la concision
Une bonne politique de dépenses est un document clair et concis.
Ce document constitue une bonne occasion de rappeler les règles légales applicables. Les salariés ne sont pas toujours au courant du cadre juridique entourant les notes de frais.
Néanmoins, la politique de dépenses de l’entreprise doit rester un document simple et facile à lire, sans trop de référence à la matière juridique.
Il faut en outre éviter les règles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes. La simplicité et la flexibilité sont de mise.
Organiser la politique de dépenses par sections peut être une bonne idée, afin de faciliter sa compréhension : voyages d’affaires, indemnités kilométriques, dépenses de restauration…
Revoyez régulièrement votre politique de dépenses
La politique de dépenses doit être le reflet de l’activité de l’entreprise et des besoins actuels.
Il est donc absolument nécessaire de l’actualiser au fil des évolutions dans l’activité et des retours de vos salariés.
Comment faciliter la gestion des dépenses de votre entreprise ?
Rédiger une politique de dépenses est un premier pas pour optimiser la gestion des dépenses de l’entreprise. Et si vous ailliez plus loin ?
Les inconvénients des notes de frais
La gestion des dépenses professionnelles est fréquemment mise à mal par l’utilisation de notes de frais. Ce processus chronophage et coûteux est source de nombreux maux dans l’entreprise. Il fait perdre du temps à l’ensemble des parties prenantes, tandis que les risques de pertes de justificatifs ou d’erreurs sont considérables.
Il existe des solutions numériques facilitant le traitement des notes de frais dans l’entreprise, mais pourquoi ne pas traiter le problème à sa source ?
Octroyez des cartes affaires à vos salariés
L’utilisation de cartes corporate par vos collaborateurs est aujourd’hui le moyen le plus efficace de faire disparaître les notes de frais.
À l’aide de cartes business directement reliées au compte de l’entreprise, vos salariés réalisent en toute autonomie les dépenses requises par l’exercice de leur activité professionnelle. Plus aucune avance de frais n’est requise.
La banque en ligne pour professionnels manager.one vous permet ainsi d’abolir définitivement les notes de frais, de façon sécurisée. Chaque carte Visa Business manager.one est en effet entièrement paramétrable à distance et de façon instantanée.
Avec manager.one, votre compte bancaire reste documenté au fil de l’eau. Grâce à la fonctionnalité du justificatif obligatoire, chaque salarié est invité, après chaque opération réalisée par carte, à scanner le justificatif afférent. Si cette exigence n’est pas satisfaite, l’utilisation de la carte s’en trouve bloquée.
