Les dépenses professionnelles avancées par les salariés font l’objet d’un remboursement dès lors qu’elles sont justifiées par un document original, et récapitulées dans une note de frais.
L’entreprise doit être en mesure de prouver chaque remboursement de note de frais octroyé à ses salariés. Dans le cas contraire, en cas de contrôle, elle s’expose à un redressement. Mais que faire si le justificatif papier a disparu ?
La perte du justificatif de note de frais est une situation plus fréquente qu’on ne pourrait le penser. Selon certaines études, près de 30 % des salariés renoncent chaque année au remboursement de leurs frais car ils ont perdu les justificatifs.
La banque en ligne pour les professionnels manager.one vous propose aujourd’hui de faire le point sur les conséquences de la perte d’un justificatif de notes de frais, ainsi que la marche à suivre.
Faut-il obligatoirement présenter un justificatif de note de frais ?
Indemnisation réelle ou indemnisation forfaitaire
Il faut bien ici distinguer entre l’indemnisation réelle et l’indemnisation forfaitaire.
L’indemnisation réelle signifie que les dépenses réalisées par le salarié lui sont remboursées pour leur montant exact. Au contraire, dans le cadre de l’indemnisation forfaitaire, l’employeur verse des « primes » (ou « allocations forfaitaires ») pour un montant défini à l’avance.
Sauf exceptions pour certaines dépenses, l’employeur est libre de fixer le mode de remboursement de son choix. Cette question peut également être traitée au sein d’une convention collective ou prévue par les usages en vigueur dans la profession.
Justificatif obligatoire pour l’indemnisation réelle
Dans le cadre du remboursement forfaitaire, il n’y a pas besoin de justifier les dépenses remboursées, sauf si la valeur dépasse la limite fixée par l’administration. Il suffit dans ce cas de démontrer que ces allocations correspondent aux situations de fait.
Au contraire, l’indemnisation réelle impose de fournir chaque justificatif original de note de frais. Chaque dépense donne donc lieu à l’établissement d’une note de frais, accompagnée des justificatifs afférents : factures, reçus…
En effet, les remboursements de notes de frais sont exonérés de cotisations sociales. L’URSSAF surveille donc de près les dépenses professionnelles de l’entreprise.
La perte du justificatif de note de frais s’avère alors problématique !
Justificatif de notes de frais perdu : quels risques en cas de contrôle ?
Lors d’un contrôle URSSAF, l’entreprise est tenue de présenter tous les justificatifs de notes de frais.
Cela permet à l’URSSAF de vérifier que les remboursements de frais effectués par la société à ses salariés correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales.
Si l’entreprise n’est pas en possession de ces justificatifs, elle risque un redressement. Dans ce cas, elle devra payer des cotisations sociales sur toutes les dépenses remboursées aux salariés et non-justifiées.
Comment agir en cas de perte du justificatif de note de frais ?
Solliciter le fournisseur pour un second justificatif
Si cela est possible, le premier réflexe est d’aller demander au fournisseur du produit ou du service une copie du justificatif.
Présenter un relevé de compte bancaire ou de carte bancaire
Même si cela ne remplace pas un justificatif, il peut être toléré, pour les petites dépenses, de présenter un extrait bancaire pour justifier la date et le montant de la transaction. Il est important d’apporter sur un document annexe écrit des précisions sur la nature du bien ou du service concerné.
Les dépenses personnelles figurant sur le relevé peuvent entendues être masquées.
Cette solution doit cependant rester très occasionnelle.
Rédiger une déclaration sur l’honneur
Enfin, si aucune des deux solutions ci-dessus ne convient, il est envisageable de rédiger une déclaration sur l’honneur. Celle-ci doit comporter les informations suivantes : l’identité du salarié, ses coordonnées, un exposé des faits, ainsi que la nature et le montant des frais avancés.
Elle doit en outre se terminer par une attestation : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».
La déclaration sur l’honneur en cas de perte du justificatif de note de frais peut être manuscrite ou dactylographiée. Il n’existe pas de règles de forme particulières, tant que les mentions obligatoires apparaissent sur le document. Attention, la déclaration sur l’honneur ne remplacera jamais un justificatif original de frais professionnel.
Il est possible – et courant – de combiner déclaration sur l’honneur et relevé bancaire. Cela doit cependant rester extrêmement occasionnel, et pour des sommes peu élevées.
Comment éviter, à l’avenir, la perte du justificatif de note de frais ?
La perte du justificatif de note de frais est l’un des inconvénients majeurs à l’utilisation de justificatifs papier.
Bien sûr, il existe quelques habitudes à prendre pour réduire le risque de pertes. La première d’entre elles : prendre systématiquement le justificatif en photo une fois la dépense réalisée. Cela permet de conserver une trace numérique en cas de perte du justificatif de note de frais.
Cependant, il est bien préférable d’opter pour la dématérialisation complète des notes de frais. Celle-ci est tout à fait admise par l’URSSAF et l’administration fiscale… à condition, bien sûr, de respecter certains procédés garantissant l’authenticité du document numérisé.
Pour aller plus loin, il est également possible de se passer du traitement chronophage et coûteux des notes de frais dans l’entreprise. Avec manager.one, octroyez à vos collaborateurs des cartes Visa Business, et laissez-les réaliser en toute autonomie et sécurité les dépenses nécessaires à l’exercice de leur activité.
Aucun risque de perte de justificatif : chaque collaborateur téléverse, photographie ou scanne ses justificatifs de dépenses au fil de l’eau. Le compte bancaire est toujours à jour.
En outre, avec la fonctionnalité du justificatif obligatoire, impossible pour le collaborateur d’oublier de justifier ses dépenses. Sa carte Visa Business reste en effet bloquée jusqu’à ce que la dernière opération soit dûment justifiée dans l’interface.
Perte du justificatif de note de frais : ce qu’il faut retenir
- Le justificatif de note de frais est obligatoire en cas de remboursement au réel. Il ne l’est pas lorsque l’employeur choisit de verser des allocations forfaitaires.
- En cas de contrôle URSSAF, l’entreprise qui ne peut présenter les justificatifs s’expose à un redressement.
- En cas de perte de justificatif de note de frais par le salarié, celui-ci peut demander un duplicata au fournisseur.
- Si ce n’est pas possible, la présentation d’un relevé bancaire et/ou la rédaction d’une attestation sur l’honneur peuvent – sous certaines conditions – être tolérées.
- Pour éviter, dans le futur, d’autres pertes de justificatifs de notes de frais, il est bon de passer à la dématérialisation des notes de frais.
- Il est en tout état de cause souhaitable de mettre fin aux notes de frais dans l’entreprise.
