manager.one est allé à la rencontre de Pierre Queinnec, co-fondateur et CEO de Jenji, un logiciel de notes de frais basé sur l’intelligence artificielle. Depuis 2015, près de 35 000 entreprises et organisations ont fait confiance à Jenji pour optimiser la gestion de leurs dépenses professionnelles.
Nous avons interrogé Pierre Queinnec sur les problématiques amenées par la gestion des notes de frais, leur coût pour les entreprises, ainsi que les solutions pour gérer au mieux les frais professionnels des collaborateurs.
Pouvez-vous revenir sur l’histoire de Jenji, de 2015 à nos jours ?
Jenji est né de l’utilisation de logiciels de gestion de notes de frais concurrents, et du constat que quasiment rien n’avait changé depuis la note de frais papier. Le traitement a été porté sur Excel, puis des solutions sont arrivées sous forme d’application web dans la fin des années 90. Mais, sur le fond, rien n’avait été repensé depuis.
Nous souhaitions apporter au marché une solution qui soit au service des collaborateurs, que ce soient les producteurs de notes de frais et de dépenses professionnelles, que le back-office, qui est confronté à une qualité variable des données et bien souvent à des volumes de dépenses à traiter et à vérifier trop importants.
Jenji a donc été créé en 2015, et a bien grandi depuis. Mi-2020, nous sommes le 3ème acteur du marché français, et toujours la plus forte croissance du secteur. Nous avons ouvert des bureaux dans des pays comme la Suisse et l’Australie, ce qui reflète notre investissement dans des déploiements hors Europe croissants.
Pourquoi avoir créé Jenji, et à qui s’adresse cette solution ?
Concernant le produit, Jenji s’adresse à tous ceux qui doivent faire des notes de frais.
En termes commerciaux, notre clientèle est majoritairement composée d’ETI et grands comptes. Mais nous avons aussi une offre SaaS self-service orientée PME, ainsi qu’une offre gratuite pour les indépendants ou professions libérales.
Quelles sont les difficultés éprouvées par les entreprises dans la gestion des notes de frais ? Que proposez-vous aux entreprises confrontées à de telles problématiques ?
Tout dépend du secteur d’activité et des pays. Trois axes sont pourtant communs.
Le premier, c’est la perte de temps globale pour les collaborateurs, aussi bien producteurs de notes de frais qu’en back-office.
Le second, la compliance fiscale globale, dans les pays où l’entreprise est présente, avec des contextes législatifs et fiscaux évolutifs.
Et enfin la capacité de dématérialisation légale des justificatifs partout dans le monde, là où la loi le permet.
Jenji propose une solution qui répond à ces trois problématiques, mais va beaucoup plus loin, avec l’analyse poussée des données de dépenses professionnelles à destination du contrôle de gestion et des directions financières. Le tout dans une optique de retour sur investissement très rapide, inférieur à 6 mois.
Comment l’intelligence artificielle permet-elle d’optimiser la gestion des notes de frais ?
L’IA est un outil qui permet de mieux résoudre deux problèmes classiques. Le premier, c’est l’extraction automatisée d’informations depuis des reçus et des justificatifs de dépense. Le second, c’est la détection d’anomalies et de potentiels abus.
Jenji permet en 3 secondes, depuis une simple photo de reçu, d’extraire les informations du ticket : les montants, la devise, la date, le pays, le vendeur, la catégorie, etc. Cela permet au collaborateur de se concentrer sur son travail et pas sur de la saisie au kilomètre, avec les taux d’erreurs humains que l’on connaît.
Mais Jenji permet surtout d’analyser en continu le flux de dépenses professionnelles, afin de permettre de détecter sans effort les anomalies mais aussi les optimisations potentielles. Jenji score toutes les informations de la dépense et du contexte : pays, liaison à une potentielle transaction carte, etc. Cela permet un meilleur contrôle mais aussi une meilleure appréhension des poches d’optimisation sur les politiques de dépenses et de voyage, au travers de conseils personnalisés basés sur les données.
Comment se libérer des justificatifs papier ? Quelles sont les exigences réglementaires à respecter, notamment dans une optique de contrôle fiscal ?
La contrainte dépend de la réglementation comptable appliquée, donc du pays de la société pour faire simple.
Nous avons la chance en France d’avoir une réglementation qui permet de dématérialiser ses notes de frais de façon légale, dans la lignée du bulletin de paie dématérialisé par exemple, qui a été rendu possible il y a quelques années.
Jenji fournit une offre d’archivage légal spécifique pour un grand nombre de pays. Généralement, cela inclut un hébergement des données dans le pays concerné, chez un partenaire d’archivage à vocation probatoire.
En France, Jenji a choisi Docaposte, filiale du Groupe La Poste et leader français de l’archivage. Mais la loi française ne s’arrête pas à l’archivage. Il faut respecter des règles claires et documentées sur la capture de l’image du reçu ou du document déjà dématérialisé, ainsi que sur l’inaltérabilité en transit et au repos des pièces comptables, et des pistes d’audit fiable.
Il est très important pour une société qui souhaite s’équiper d’une solution de gestion de notes de frais de demander précisément à son éditeur sa façon de fournir ce type de service de dématérialisation légale. En effet, toutes les offres ne sont pas forcément légales.
Quel est le coût d’une mauvaise gestion des notes de frais par l’entreprise ?
Généralement, les conséquences d’une mauvaise gestion des notes de frais sont de trois ordres :
- le risque URSSAF,
- la perte de TVA récupérable,
- la perte de temps collaborateur sur toute la chaîne.
Le risque URSSAF est clair : il est obligatoire d’avoir une gestion claire et justifiée de son processus de notes de frais et de dépenses professionnelles. Cela veut dire être capable, lors d’un audit, de pouvoir extraire facilement les données demandées et les justifications des dépenses.
La TVA récupérable est aussi un sujet important avec un fort impact financier pour les entreprises. La majorité d’entre elles ne récupère pas la totalité de la TVA récupérable, alors même que le gisement d’optimisation est bien présent. Avec un système de gestion de notes de frais comme Jenji, il est possible d’automatiser la récupération de TVA sur des tickets et reçus, même de quelques euros.
Enfin, la perte de temps collaborateur est selon moi claire pour n’importe qui ayant fait des frais pro dans sa vie. Et ceci de même pour les managers, pour la comptabilité, pour le remboursement en paie, pour le contrôle de gestion, etc – le constat reste le même.
Les deux premiers facteurs sont à eux seuls largement suffisants pour obtenir un retour sur investissement positif en quelques mois.
Quels sont les enjeux liés aux dépenses professionnelles en ces temps de télétravail ? Comment les entreprises ont-elles dû s’adapter ?
Il existe selon moi trois axes majeurs :
- la dématérialisation,
- la visibilité temps réel financière,
- le contrôle de gestion augmenté.
Pour la dématérialisation, l’enjeu est simple. Les salariés ne sont plus forcés d’envoyer leurs justificatifs par la Poste ou de passer les déposer dans leur établissement de rattachement. Il n’y a donc plus de papiers qui transitent du collaborateur au manager, jusqu’à la comptabilité. Les salariés sont remboursés dans les délais normaux, même en situation de télétravail.
La visibilité financière en temps réel, c’est aussi une obligation. Il a longtemps été tolérable de ne connaître le montant des frais à rembourser qu’en fin de mois ; de même que ses dérivés, la TVA récupérable par exemple. Aujourd’hui, si l’on disait à une équipe Finance ou Comptabilité que les positions bancaires ne seraient intégrées qu’en fin de mois, ce serait un tollé.
La pandémie a au final eu un effet fort sur la gestion du cash, de la trésorerie. Il est nécessaire de connaître ses flux en temps réel, pour piloter le BFR, etc. Jenji permet de connaître à tout moment le flux de dépenses professionnelles, synchronisé dans les ERP comptables, pour être capable de suivre toute anomalie immédiatement et pas en fin de mois. C’est un enjeu encore plus important dans les industries qui re-facturent une partie de leurs frais à leurs clients, comme par exemple les ESN ou les sociétés de conseil.
Enfin, il est devenu nécessaire de pouvoir traiter les flux de notes de frais de façon plus fine mais en y consacrant moins de temps humain. Et pour cela, une solution est d’automatiser les analyses avec des systèmes spécialisés, comme par exemple notre suite Jenji Advisor.
Jenji Advisor permet de trouver des erreurs et des anomalies dans le flux des dépenses en les analysant et en les corrélant avec d’autres sources de données, et de remonter ces analyses automatiquement. Cela remplace avantageusement les contrôles faits dans des feuilles d’analyse Excel ou à la main, en faisant économiser beaucoup de temps aux équipes Comptabilité et Finance qui, en cette période, ont bien d’autres sujets en tête.
Nos remerciements à Pierre Queinnec, fondateur de Jenji.
Propos rapportés par l’équipe de manager.one.
