Remboursement des frais kilométriques : guide complet

L’utilisation du véhicule personnel d’un salarié à des fins professionnelles peut être indemnisée par l’entreprise. C’est ce que l’on appelle les frais kilométriques.

Le remboursement des frais kilométriques nécessite l’établissement d’une note de frais. Il dépend en outre d’un barème fixé par l’administration fiscale.

Afin d’y voir plus clair, la banque en ligne pour les professionnels manager.one vous livre un guide complet du remboursement des frais kilométriques.

Qu’appelle-t-on frais kilométriques ?

Lors de ses déplacements, le salarié ou le dirigeant peut être amené :

• À emprunter les transports en commun, l’avion, le train, le bateau ou encore le taxi.
• À utiliser sa voiture personnelle.

Lorsque le salarié utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, l’entreprise est tenue de l’indemniser. On parle alors d’indemnités kilométriques, ou encore de frais kilométriques.

Les frais kilométriques sont donc un type de frais de déplacement.

L’administration a fixé un barème pour les frais kilométriques, dépendant de la puissance du véhicule et de la distance parcourue (cf infra).

Attention, les trajets domicile-travail ne sont pas indemnisables au titre des frais kilométriques. Il existe une exception à cette règle : lorsque le salarié est obligé de se servir de sa voiture personnelle pour se rendre au travail. C’est le cas, par exemple, lorsque le lieu de travail se situe dans une zone rurale non desservie par les transports en commun.

L’utilisation d’une voiture de fonction ne donne pas non plus lieu au remboursement de frais kilométriques.

Remboursement des frais kilométriques : quelles modalités ?

L’établissement d’une note de frais

Une fois le déplacement effectué, le salarié doit établir une note de frais pour obtenir le remboursement des frais kilométriques. Celle-ci doit comporter :

• motif du déplacement,
• lieu de la mission,
• nombre de kilomètres roulés,
• puissance fiscale du véhicule utilisé, justifiée avec la carte grise.

Attention : le salarié est tenu, comme pour les autres types de dépenses professionnelles, de transmettre à l’entreprise tous les justificatifs nécessaires.

Les indemnités kilométriques couvrent la plupart des frais afférents au transport : carburant, assurance, entretien du véhicule… Elles compensent également l’usure entraînée par l’utilisation de la voiture.

Attention, certaines dépenses ne rentrent pas dans les frais kilométriques. C’est le cas des dépenses de parking et de péage, qui doivent faire l’objet d’une note de frais distincte.

Le barème des frais kilométriques

L’entreprise ne peut pas rembourser son salarié au titre des frais kilométriques de n’importe quelle façon.

Les indemnités kilométriques font l’objet d’un barème fixé par l’administration fiscale. Le calcul se fait en fonction de la puissance fiscale du véhicule, multipliée par la distance du trajet.

Attention, la loi limite la puissance du véhicule. Ainsi, les transports effectués avec un véhicule affichant une puissance supérieure à 7 CV n’ouvrent droit à aucune indemnité kilométrique.

Le barème des indemnités kilométriques pour les automobiles est défini dans l’arrêté du 11 mars 2019 et consultable à l’article 6B du CGI, annexe 4.

Les trajets effectués avec un deux-roues relèvent d’un barème différent.

Ce barème est en outre révisé tous les ans, au mois de février ou mars. À l’heure où nous écrivons ces lignes, le barème 2020 n’a pas encore été publié au Journal Officiel.

Pour faciliter l’estimation du coût du trajet à rembourser au salarié, l’administration fiscale propose un simulateur en ligne des frais kilométriques.

Comment optimiser le remboursement des frais kilométriques ?

Adopter un système organisé et rigoureux

L’organisation et la rigueur permettent incontestablement d’optimiser la gestion des notes de frais au sein de l’entreprise. Cela passe par l’adoption d’une politique de dépenses claire, concise et cohérente.

La politique de dépenses d’une entreprise permet de réguler les frais professionnels des collaborateurs. Les points suivants y sont en principe traités :

• le type de dépenses pouvant être remboursées,
• la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses (règles de forme, importance du justificatif, délai…),
• les règles légales applicables,
• les conséquences si ces exigences ne sont pas remplies (retard dans le traitement, non-remboursement…).

Quelles que soient les règles adoptées, l’objectif est le suivant : mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.

Il est important de s’assurer que la politique de dépenses est bien comprise des salariés. La rédaction du document se veut claire et succincte. Il faut éviter les règles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes. La simplicité est de mise. Il peut être opportun d’organiser le document par sections : frais kilométriques, frais de restauration…

En définitive, définir une politique de dépenses dans l’entreprise permet de gagner du temps lors du remboursement, et d’éviter les redressements lors d’un contrôle.

Opter pour un remboursement forfaitaire

Les dépenses professionnelles peuvent également être remboursées de manière forfaitaire au salarié. On parle alors d’allocations forfaitaires, ou encore de « primes ».

En principe, ce choix revient à l’entreprise, à qui l’on conseille néanmoins de prendre ce choix en concertation avec ses salariés. Ce type de remboursement peut également être prévu par une convention collective ou les usages en vigueur dans la profession.

La loi limite la nature des frais professionnels éligibles au remboursement forfaitaire. Les frais kilométriques apparaissent dans cette liste, aux côtés notamment des frais de repas et des frais de grand déplacement.

Dans le cadre du remboursement forfaitaire, il n’y a pas besoin de justifier les dépenses remboursées, sauf si la valeur dépasse la limite fixée par l’administration. Il suffit de démontrer que ces allocations correspondent aux situations de fait.