La réglementation applicable aux factures fournisseur est particulièrement sévère. Elles doivent en effet être conservées dans les conditions définies par la loi. Dans le cas contraire, en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal, l’entreprise s’expose à un redressement.
Il peut arriver qu’une facture fournisseur soit perdue. Cette situation peut s’avérer problématique si l’entreprise ne prend pas à temps les bons réflexes. Quelle est la marche à suivre en cas de facture fournisseur perdue ?
Facture fournisseur perdue : quels risques pour l’entreprise ?
L’article 289 du Code Général des Impôts est sans ambiguïté : les entreprises doivent conserver toutes les factures de vente et d’achat. Chaque opération doit pouvoir être justifiée par un document original.
La perte d’une facture fournisseur s’avère donc problématique.
Les charges justifiées et réalisées dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être déduites du résultat fiscal. L’entreprise peut, de façon complémentaire et dans certaines conditions, déduire la TVA payée.
Ces deux mécanismes de déduction sont cependant soumis à une très forte obligation : celle de pouvoir justifier les sommes engagées.
Si l’administration fiscale vient à contrôler l’entreprise, l’addition risque d’être salée. Outre l’application de pénalités, l’administration réintègrera dans l’assiette de l’impôt toutes les sommes non justifiées. L’entreprise devra en outre reverser la TVA déduite à tort.
En cas de perte de justificatif de note de frais, l’entreprise peut également craindre des sanctions de l’URSSAF. Les dépenses remboursées aux salariés seront passibles de cotisations sociales, de manière rétroactive, associées à une amende. En effet, seules les notes de frais accompagnées de justificatifs originaux sont exonérées de charges sociales.
La règle est différente pour les allocations forfaitaires, qui n’ont pas besoin sous certaines limites d’être justifiées dans leur montant.
La marche à suivre en cas de facture perdue
Demander un duplicata de la facture fournisseur
En cas de facture fournisseur perdue, l’entreprise doit agir vite. Elle peut contacter le fournisseur et demander un duplicata de facture.
Il ne peut cependant exister qu’une seule facture originale, qui doit servir de justificatif en comptabilité. Dans ces conditions, le fournisseur n’est autorisé à remettre qu’un duplicata de facture.
Les duplicatas font l’objet d’une réglementation stricte. Le fournisseur ne peut pas transmettre une simple réimpression, ou une photocopie en tout point identique à la facture originale.
Le duplicata doit remplacer la facture originale, tout en signalant clairement que cela est une copie. Il faut que ce document soit clairement différencié de l’original, au moyen de tournures comme « copie délivrée à la demande de l’acheteur ».
Si l’entreprise fournisseur n’existe plus car elle a été liquidée, la démarche est plus délicate. Il faut se rapprocher du liquidateur.
Établir une déclaration sur l’honneur
En cas de perte du justificatif de note de frais, la dernière solution reste de demander au salarié d’établir une déclaration sur l’honneur. Celle-ci ne remplacera cependant jamais une facture originale. C’est une hypothèse qui doit rester extrêmement exceptionnelle.
Le salarié doit mentionner sur cette déclaration sur l’honneur :
- Nom et prénom,
- Ses coordonnées,
- Un exposé des frais,
- La nature et le montant de frais avancés.
Elle doit en outre se terminer par une attestation : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».
La déclaration sur l’honneur peut être dactylographiée ou manuscrite. Il n’y a pas de règles de forme particulières, si ce n’est les mentions obligatoires.
Le salarié peut fournir, pour appuyer sa déclaration, un relevé de compte bancaire faisant apparaître la dépense. Les opérations de nature personnelle peuvent bien entendu être masquées. Le relevé permettra de justifier de la date et du montant de la transaction.
Tout cela, on le répète, doit rester très occasionnel, pour des sommes minimes.
Comment éviter, à l’avenir, les factures fournisseur perdues ?
La perte d’une facture fournisseur est plus courante qu’on ne pourrait le penser.
Pour minimiser les risques et optimiser la gestion des dépenses professionnelles de votre entreprise, équipez-vous d’un outil adéquat. Utiliser une gestion archaïque avec l’utilisation du papier et de tableurs Excel n’est pas une solution viable à long terme. Elle fait perdre du temps et de l’argent à votre entreprise.
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Les justificatifs sont scannés par vos collaborateurs au fil de l’eau. La technologie OCR permet d’extraire automatiquement les données essentielles du document, telles que le montant de TVA. L’export en comptabilité est simple et aisé, et les factures ne sont plus égarées.
