Nombreuses sont les entreprises qui choisissent chaque année d’opter pour la dématérialisation des notes de frais. Et à raison : celle-ci réduit l’encombrement causé par les documents papier, permet de mettre en place des procédés d’automatisation, et facilite le traitement des justificatifs.
Cette pratique est tout à fait légale. Depuis 2017, il est en effet possible de dématérialiser les justificatifs de notes de frais grâce à la numérisation des documents papier. Il est cependant indispensable de respecter les principes de l’archivage à valeur probante.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
Que signifie « valeur probante » ?
La valeur probante est un terme juridique. Elle signifie que la validité du document est prouvée et reconnue par le législateur. Les informations contenues dans le document sont alors opposables à tous.
Les documents numériques, s’ils sont établis et conservés dans des conditions particulières, peuvent avoir valeur probante. Ils acquièrent alors le même niveau de validité qu’un document papier.
Définition de l’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante a pour objectif d’assurer la pérennité et la restitution ultérieure de l’information contenue dans les documents numériques. On parle également d’archivage électronique.
Il garantit l’intégrité et la bonne conservation des données, pour permettre leur restitution ultérieure à des fins de contrôle et/ou de justification. Pour ce faire, des mesures techniques et organisationnelles sont mises en place lors de l’enregistrement, du stockage et de la restitution des données numériques.
L’archivage électronique ne doit pas être confondu avec les procédés de stockage et de sauvegarde, qui n’apportent pas valeur probante au document.
Fondement législatif de l’archivage à valeur probante
C’est en l’an 2000 que le législateur décide de se pencher sur la valeur légale des documents numériques. La loi du 14 août 2000 pose la validité des contrats conclus de façon électronique.
Cette étape marque les prémices de l’archivage à valeur probante. Il fallait trouver des moyens de conserver les documents numériques et de protéger leur intégrité.
Au fil des années, le cadre juridique a été affiné. La loi a accordé de plus en plus de valeur à la dématérialisation des documents, mais a également défini avec précision le cadre dans lequel elle s’inscrit.
L’arrêté du 22 mars 2017 légalise quant à lui la possibilité de transformer une facture papier en une facture numérique. Un grand pas dans la dématérialisation des notes de frais !
Enfin, l’arrêté du 23 mai 2019 aligne les exigences de l’Urssaf en matière de dématérialisation sur celles de l’administration fiscale. Les règles deviennent identiques. Dès lors que les principes de l’archivage à valeur probante sont respectés, il est possible de fournir des justificatifs dématérialisés lors d’un contrôle social ou fiscal.
Les principes de l’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante doit protéger l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité du document numérique. C’est l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales qui pose les exigences en la matière.
Authenticité du document
Cela signifie que le document numérique doit être en tout point conforme à l’original papier. Toutes les informations figurant sur le document original doivent figurer sur la copie numérique : auteur, contenu, date…
Plusieurs techniques peuvent être mises en place à cette fin, telles que l’horodatage, le scellement des documents et le cas échéant la signature électronique.
Si les documents sont compressés, aucune perte ne doit survenir.
Intégrité du document
Il convient également de garantir que les données contenues dans le document n’ont pas été modifiées ou altérées depuis leur création.
Là encore, divers moyens peuvent être mis en place : technologies de stockage non réinscriptibles, contrôle de la confidentialité, ou encore traçabilité des opérations.
Lisibilité du document
Enfin, il est important de pouvoir garantir la lecture du document dans le temps, lors d’une restitution ultérieure à des fins de contrôle ou de justificatif.
Des formats standards doivent être utilisés : PDF, ou PDF A/3. Au contraire, les formats propriétaires type Word sont à convertir.
Attention : la signature devra être apposée après la conversion du document le cas échéant. Ce procédé a en effet pour effet de « casser » la signature.
L’archivage à valeur probante révolutionne la gestion des notes de frais
Les entreprises peuvent aujourd’hui archiver à valeur probante tous types de documents : documents commerciaux et administratifs, pièces comptables et documents RH. Les justificatifs de note de frais font également partie du lot !
Mais pourquoi se tourner vers l’archivage à valeur probante ?
La gestion papier des notes de frais présente de lourds inconvénients. Parmi ces derniers, reviennent en tête le risque de perte et de détérioration, ainsi que le coût financier.
La perte du justificatif de note de frais est ainsi une situation courante. La situation se comprend aisément : les salariés qui se déplacent régulièrement accumulent de nombreux justificatifs papier. Ils n’ont pas forcément le temps ni le réflexe de les ranger et classer. Nombreux sont les salariés qui, chaque année, renoncent à obtenir remboursement après avoir perdu les justificatifs !
Le coût financier de la gestion papier des notes de frais n’est pas non plus à négliger. Les justificatifs papier limitent l’opportunité d’automatiser le processus. Les parties prenantes passent plus de temps à saisir et classer les documents. En outre, stocker des milliers de documents présente un coût dont on pourrait bien se passer !
Il est aujourd’hui possible de dématérialiser entièrement la gestion des notes de frais. Il faut cependant respecter les principes et exigences de l’archivage à valeur probante, grâce à des outils spécialisés.
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Et si vous alliez plus loin que la dématérialisation des notes de frais ?
Même numérique et automatisée, la gestion des notes de frais est gourmande en temps et en argent. Les salariés se plient à la nécessité d’établir une note de frais. Les managers doivent ensuite vérifier et valider la dépense, tandis que l’équipe comptable traite les remboursements. La gestion des notes de frais sollicite alors une multitude de parties prenantes.
En distribuant des cartes affaires à vos collaborateurs, vous dites (enfin) adieu à la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais. Les salariés n’ont plus à avancer de frais, ni établir de notes de frais. Ils gèrent en toute autonomie leurs dépenses professionnelles. Gage de sécurité, leur carte Visa Business est entièrement paramétrable à distance.
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