Covid-19 : un assouplissement des règles applicables aux factures « papier »

Pour faciliter la vie des entreprises en cette période de confinement, l’administration fiscale assouplit les règles relatives à l’envoi et la conservation des factures « papier » au regard des droits à déduction.

Ces précisions sont apparues dans une mise à jour du 3 avril 2020 du site impots.gouv.fr.

Facture électronique vs facture papier : quelle différence ?

Toutes les factures disponibles sur un appareil électronique ne sont pas qualifiées par la loi de « factures électroniques ».

Selon l’article 289 VI du Code général des impôts, « Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. » Cela signifie que, pour qu’une facture soit qualifiée d’électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Par conséquent, une facture établie au format papier puis numérisée et envoyée par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique. Elle demeure, aux yeux de la loi, une facture « papier ».

Or, en matière de preuve, de déductibilité des charges et de comptabilité, la loi se montre particulièrement rigoureuse sur la forme de la facture. Seul le document original permet en principe de justifier la déductibilité de la TVA pour l’entreprise cliente.

Facture papier numérisée : des dérogations pendant la crise du coronavirus

L’envoi des factures papier par voie électronique

L’administration fiscale admet que les entreprises, pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire, dérogent aux règles habituelles de présentation et d’envoi des factures.

Cet assouplissement se justifie par les difficultés rencontrées par les entreprises en période de crise : équipes administratives et comptables absentes, fonctionnement de la Poste perturbé…

Ainsi, les entreprises sont autorisées à numériser puis envoyer par courrier électronique à leurs clients des factures initialement conçues sur support papier. Elles n’ont pas besoin d’adresser ces factures par voie postale.

Les entreprises recevant ces factures par voie électronique ne perdront pas leur droit à déduction de la TVA. 

Des garde-fous pour garantir l’authenticité des factures papier

Il est cependant important de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures papier. Ainsi, les entreprises qui envoient ou réceptionnent ce type de factures doivent mettre en place des contrôles établissant une piste d’audit fiable.

Par ailleurs, le fournisseur et le client peuvent conserver ces factures papier sur support informatique, à condition de respecter les conditions énoncées à l’article A 102 B-2 du LPF. Elles peuvent aussi choisir de les conserver sous support papier.

L’article A 102 B-2 du LPF pose les conditions de ce que l’on appelle la valeur probante des documents numériques. Elle impose aux entreprises de conserver la facture sous un format universel et non modifiable (format PDF), assorti d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent.

Par tolérance, pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire, le client peut conserver sous format PDF la facture papier reçue par e-mail, sans respecter les dispositions légales habituelles. À l’issue de cette période, il devra toutefois la conserver sous format papier en l’imprimant, ou bien la numériser en respectant les dispositions de l’article A 102 B-2 du LPF.

L’actualité évoluant très rapidement ces jours-ci, cet article sera progressivement mis à jour au gré des annonces du gouvernement et nouveautés législatives.