Les frais de déplacement occupent classiquement une place importante dans le budget des entreprises. À mesure que les déplacements professionnels se multiplient, les entreprises doivent activement chercher des moyens de diminuer leur coût.
Un juste équilibre doit alors être trouvé entre confort des collaborateurs, bonne exécution des missions et économies budgétaires.
L’adoption d’une politique voyage dans l’entreprise constitue un indispensable pour réduire le coût des voyages d’affaires. Ce n’est cependant pas le seul moyen de rééquilibrer le budget. Négociation avec des partenaires, anticipation, utilisation de cartes corporate, reporting… Zoom sur les différentes façons de réduire le budget alloué aux voyages d’affaires des collaborateurs.
Adopter une politique voyage entreprise
Adopter une politique voyage dans l’entreprise est un premier pas incontournable pour réduire le coût des voyages d’affaires.
Une politique voyage est un document interne à l’entreprise, qui régule l’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs. Elle encadre ainsi l’ensemble des aspects relatifs aux voyages professionnels : budget, modes de transport, types d’hébergement, modalités de validation en interne…
Une bonne politique voyage doit traiter de manière claire et exhaustive toutes les questions relatives aux voyages d’affaires et autres déplacements des salariés : modalités de réservation et de validation, niveau de confort, partenaires à privilégier, prise en charge des dépenses sur site, modalités de remboursement…
Plus la politique voyage est exhaustive et rigoureuse, moins les collaborateurs risquent de réaliser des dépenses injustifiées ou trop coûteuses.
Si une politique voyage est déjà en vigueur dans votre entreprise, il est peut-être temps de la réviser. Est-elle suffisamment claire et précise ? Prend-elle en compte toutes les situations de voyage pouvant survenir dans votre entreprise ?
Faire respecter la politique voyage définie
Définir une politique voyage est vain si elle n’est pas portée à la connaissance de vos collaborateurs, et rappelée régulièrement.
Il existe de nombreuses façons de communiquer sur la politique voyage au sein de l’entreprise : réunions, formations, e-mails, intranet, affichage dans les locaux… Assurez-vous que vos salariés ont bien compris et intégré votre politique voyage. Profitez-en pour leur demander un retour.
Une seule communication ne suffit pas : il est important de marteler votre message régulièrement.
Incitez vos salariés à prendre part à ces efforts. Sensibilisez-les sur ce qu’ils ont à y gagner : égalité entre les collaborateurs, gain de temps, transparence…
Il est possible d’inciter encore davantage les collaborateurs à faire des économies, en mettant en place un système de récompenses. Celles-ci peuvent prendre la forme, par exemple, de bons cadeaux. Cela donnerait envie à vos salariés de continuer sur cette voie.
Négocier des accords et partenariats
Si certaines chaînes hôtelières ou compagnies aériennes font régulièrement l’objet de réservations par l’entreprise, il ne faut hésiter à les contacter et négocier avec elles accords ou partenariats. Vous pourrez alors bénéficier de tarifs préférentiels.
Si vos volumes sont trop faibles pour négocier en direct, vous pourrez néanmoins profiter des prix des agences.
Cela fonctionne également pour les trains, les taxis ou encore les loueurs de voitures.
Négocier des accords et partenariats nécessite cependant de consolider les dépenses. En consolidant les volumes, l’entreprise acquiert une force de négociation.
Il est donc important, en amont, de pouvoir chiffrer les dépenses et éviter les réservations isolées par les voyageurs eux-mêmes ou leurs assistantes. L’objectif : acquérir de la visibilité sur les dépenses régulières, pour pouvoir mieux négocier ensuite avec les entreprises concernées.
Octroyer une carte affaires aux collaborateurs
Distribuer aux collaborateurs amenés à se déplacer une carte affaires directement reliée au compte de l’entreprise constitue une excellente idée pour réduire le coût des voyages d’affaires.
On parle également de carte entreprise, ou encore de carte corporate.
Correctement paramétrée, la carte affaires permet de simplifier les déplacements professionnels, tout en respectant la politique voyage mise en place dans l’entreprise. Vous pouvez mettre en place des plafonds de paiement par jour ou par semaine, ou encore limiter l’utilisation de la carte à certains types de dépenses.
La banque en ligne manager.one offre ainsi à ses clients la possibilité de commander autant de cartes Visa Business que nécessaire. Ces cartes sont entièrement paramétrables à distance. Elles s’adaptent ainsi à l’ensemble de vos besoins.
En possession d’une carte corporate pendant son voyage d’affaires, le salarié est autonome et gagne du temps dans l’exécution de sa mission à distance. Il n’a plus besoin d’éditer des notes de frais à son retour, ce qui est bénéfique pour la comptabilité. Le gain de temps ainsi obtenu pour toutes les parties permet de faire diminuer les coûts indirects.
Utiliser un outil de réservation en ligne
Passer par un outil de réservation en ligne permet également de diminuer les frais de déplacements professionnels des salariés. Plusieurs outils existent sur le marché, comme e-Travel ou KDS.
Mettre l’accent sur le reporting
Difficile de mesurer le coût des voyages d’affaires dans l’entreprise et son évolution au fil des mois sans reporting précis.
La réduction du coût des voyages d’affaires impose d’utiliser un vrai outil de mesure. Celui-ci permettra de contrôler régulièrement les objectifs et d’analyser les performances par les KPI.
Prévoir et évaluer l’utilité d’un voyage d’affaires
L’anticipation est également un facteur de réduction du coût des voyages d’affaires dans l’entreprise. Même si cela paraît évident, de nombreuses entreprises pourraient économiser beaucoup d’argent en anticipant un peu plus les déplacements de leurs salariés.
Plus que de l’anticipation, il faut également se demander systématiquement si les déplacements professionnels prévus sont réellement indispensables. Est-il utile de faire déplacer un salarié pour une réunion, alors qu’un membre de l’entreprise est déjà sur place ? A-t-on besoin de faire déplacer une équipe entière à un rendez-vous à l’autre bout de la France ?
Finalement, réduire le coût des voyages d’affaires dans l’entreprise passe par un ensemble de vérifications et de questionnements. De petits détails, de petits changements peuvent rapidement faire pencher le budget de l’entreprise dans la balance. À vous de mener un travail de recherche et d’analyse pour trouver ce qui serait à modifier pour réaliser des économies substantielles.
Réduire le coût des voyages d’affaires : ce qu’il faut retenir
- Réaliser des économies sur les voyages d’affaires des collaborateurs passe tout d’abord par l’adoption et le respect d’une politique voyage suffisamment claire et exhaustive.
- Il ne faut pas hésiter à sensibiliser les salariés sur la question, voire mettre en place un système de récompenses.
- Les outils de réservation en ligne et l’utilisation de cartes corporate constituent également des pistes à privilégier.
- Dans certains cas, le simple fait d’anticiper les voyages d’affaires ou de s’interroger sur leur utilité permettent de réaliser des économies substantielles.
