Les notes de frais permettent à l’entreprise de prendre en charge les frais professionnels engagés par ses collaborateurs. Pour les associés, le choix entre compte courant ou note de frais répond à des contraintes juridiques et financières.
Le point pour passer les bonnes écritures comptables.
Le principe des notes de frais est assez simple et compris de tous. Dès lors qu’un collaborateur avance des dépenses pour l’entreprise, cette dernière se doit de les rembourser. Cela étant, pour éviter tout débordement, il convient de définir un cadre précis et clair sur les types de frais acceptés et le processus de validation. Ainsi, ces dépenses peuvent correspondre aux repas pris, aux déplacements, à l’hébergement ou bien à toute dépense réalisée dans le cadre professionnel, et uniquement professionnel.
Pas de notes de frais sans justificatifs
Pour rappel, chaque dépense doit être justifiée. Le justificatif peut être une facture originale ou un ticket. Il doit être accompagné d’une preuve d’usage quand cela est possible, comme un titre de transport par exemple. Ceci est une disposition liée à l’exonération de cotisations sociales et de prélèvements sociaux sur les montants engagés.
Ces règles qui concernent tous les collaborateurs employés par l’entreprise peuvent aussi s’appliquer à un associé au capital de la société. Pour cela, la loi est claire : il doit être lui aussi salarié de l’entreprise et donc recevoir une rémunération. En revanche, rien n’oblige à ce qu’il soit à temps plein. Il peut être décidé de la mise en place d’un temps partiel. Concernant le dirigeant, dès lors que le K-Bis précise son statut, les notes de frais peuvent aussi être acceptées.
Cependant, le remboursement forfaitaire ne peut avoir lieu que pour certains collaborateurs. Les sommes reçues doivent correspondre à une dépense réelle et justifiée quand il s’agit de :
- un salarié et gérant minoritaire de SARL ou SELAR,
- un PDG de SA,
- un président ou un dirigeant d’une SAS.
Quel remboursement de frais pour un associé non salarié ?
Les dépenses réalisées pour le compte de l’entreprise sont prises en charge même si l’associé n’est pas salarié. Simplement, la gestion des sommes suit une autre logique : le compte courant d’associé. Son usage doit faire l’objet d’un contrôle et d’une totale transparence afin d’éviter les conflits entre associés.
Pour rappel, la mise en place d’un compte courant n’est pas prévue pour les remboursements de frais professionnels des associés. En effet, cette règle comptable intervient quand l’associé avance de la trésorerie à l’entreprise. Cette trésorerie peut se présenter sous forme de prêt d’argent ou de règlement d’une créance qui arrive à échéance. Par extension, les frais professionnels inclus dans le compte courant d’associé deviennent une créance. Cela peut aussi correspondre à la contrepartie du renoncement à la perception de dividende ou de rémunération, quand il s’agit d’un dirigeant.
Autrement dit, on peut parler d’une dette tacite de l’entreprise vis-à-vis des associés. D’ailleurs, si un associé cède ses parts, son compte courant d’associé reste ouvert. Notez que lorsqu’il s’agit d’une société civile ou une SNC, le compte peut être débiteur. C’est-à-dire que l’associé doit de l’argent à l’entreprise. Situation interdite pour les autres formes juridiques de sociétés lorsque l’associé est une personne physique.
Comment solder le compte courant d’associé ?
À tout moment, l’associé peut demander le remboursement des sommes engagées. Toutefois, cette démarche est encadrée pour éviter que le moment choisi mette en difficultés volontaires l’entreprise. De même, il peut être convenu de bloquer une part des sommes dues ou de les transformer en capital social à l’occasion d’une augmentation de capital. Quoi qu’il en soit, en fin d’exercice, chaque associé créditeur de son compte courant reçoit des intérêts sur les avances non remboursées. Par exemple, le taux d’intérêt maximum était de 1,18 % pour les exercices clos au cours du troisième trimestre 2021.
Cette description montre que la prise en compte des frais professionnels des associés touche des enjeux beaucoup plus larges pour l’entreprise. Outre de signer une convention pour chaque associé afin de border l’usage du compte courant, il est parfois nécessaire que l’assemblée générale procède à des votes de résolution. De même, certaines dépenses peuvent aboutir à un conflit entre associés. Par exemple, la participation à une assemblée générale n’entraîne pas de remboursement de frais de déplacement pour un associé.
Au total, les différences entre note de frais et compte courant d’associé portent sur les règles comptables et les délais de remboursement. En effet, pour une note de frais, il faut compter en moyenne moins de 30 jours après le dépôt de la demande et des justificatifs, alors que pour le compte courant, elle peut s’étaler sur plusieurs mois. Dans tous les cas, il faut porter une vigilance de tous les instants sur ces frais : ils sont déductibles des charges de l’entreprise et intègrent le compte de bilan. Tout abus peut entraîner les foudres de l’administration fiscale.
