Le remboursement des frais professionnels aux salariés fait partie intégrante du quotidien des entreprises.
Pour obtenir un remboursement, les salariés doivent établir une note de frais accompagnée d’un justificatif. L’entreprise peut alors valablement procéder au versement de la somme correspondante sur le compte du salarié.
La comptabilisation des notes de frais est encadrée par la loi. Il est essentiel de bien connaître les règles pour ne pas commettre d’impairs.
Comptabilisation des notes de frais : quelles dépenses peuvent-elles être remboursées ?
La note de frais est un document utilisé par le salarié pour rappeler l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée.
Les frais professionnels désignent toutes les dépenses engagées par le salarié ou le dirigeant pour les besoins de son activité. Lorsqu’elles sont justifiées, l’entreprise est tenue de procéder à leur remboursement.
Les frais professionnels mentionnés sur les notes de frais peuvent revêtir des natures variées :
- Les frais de déplacement, quel que soit le mode de transport utilisé, pour des rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel
- Les frais de restauration et de logement à l’occasion d’un voyage d’affaires
- Les frais de réception, par exemple lors d’un repas au restaurant avec des clients
- Les cadeaux offerts à des tiers…
Les notes de frais sont encadrées par la loi. Celle-ci exige la présentation d’un justificatif, la plupart du temps sous forme de facture. Cela permet de prouver qu’il ne s’agit pas de rémunérations déguisées, et que la dépense a bien eu lieu.
Si le salarié perd son justificatif, le remboursement est compromis. En cas de contrôle, l’entreprise risque un redressement.
La comptabilisation des notes de frais est également encadrée. Le Plan Comptable Général doit être respecté.
Comment enregistrer en comptabilité les notes de frais ?
L’entreprise peut rembourser ses salariés de deux manières : aux frais réels ou au forfait. Cela n’a que peu d’incidence sur l’enregistrement de la note de frais en comptabilité.
Les notes de frais sont en effet toutes enregistrées au débit d’un compte de classe 6 (charges). Le compte utilisé dépend de la nature de la dépense :
- Si l’entreprise offre des cadeaux à des tiers comme des clients, il convient d’utiliser le compte 6234 « Cadeaux ».
- Si l’employé part en déplacement et réalise à cette occasion des dépenses de restauration et d’hébergement, il faut choisir le compte 6256 « Missions ».
- Si l’employé réalise des dépenses de transport quel que soit le mode de déplacement utilisé, le compte 6251 « Voyages et déplacements » doit être utilisé.
- Le compte 6257 « Réceptions » correspond aux dépenses de repas partagés avec des convives, comme un client ou un partenaire.
- Le compte 647 « Autres charges sociales » concerne le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail.
Ce sont les principaux comptes utilisés par les entreprises dans le cadre de la comptabilisation des notes de frais, mais il en existe d’autres.
En outre, il arrive que le remboursement soit soumis partiellement ou totalement à des cotisations sociales. Dans ce cas, il convient d’utiliser le compte 6414 « Indemnités et avantages divers ». La partie du remboursement non concernée par ces charges peut être directement incluse dans les comptes énumérés ci-dessus, en fonction de sa nature.
Le bilan doit toujours être équilibré. Ainsi, en contrepartie du débit d’un compte de dépenses, il faut créditer le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » de la même somme. C’est cette somme qui sera réglée au salarié.
Comptabilisation des notes de frais : quand rembourser ?
Il revient à l’entreprise de choisir la façon dont elle rembourse ses salariés. Souvent, les entreprises ajoutent ces sommes à la prochaine fiche de salaire de l’employé. Elles peuvent aussi les rembourser séparément, le plus souvent à date fixe.
Lorsque le remboursement des notes de frais est soumis aux charges sociales, le montant du remboursement net de charges apparaît sur la fiche de paie. Il est indiqué à la suite du montant brut du salaire.
L’entreprise peut régler cette question directement dans sa politique de dépenses. Ce document permet de réguler les frais professionnels des collaborateurs. Il fait a minima mention de la nature des frais pouvant être remboursés, ainsi que de la procédure à suivre pour obtenir remboursement.
