Carte affaires, carte entreprise, mais encore carte corporate, carte business ou carte collaborateur, voici déjà cinq dénominations pour désigner les cartes de paiement mises à disposition des salariés par leurs employeurs.
Alors, quels sont leurs points communs ? Qu’est-ce qui les distingue ? Et finalement, faut-il encore vraiment faire la différence entre ces appellations ?
Carte affaires, carte entreprise : points communs et différences
Des objectifs communs
Que l’on parle de cartes entreprise ou de cartes affaires, on aborde en fait la même thématique : les dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions.
En mettant ces moyens de paiement à disposition de leurs salariés, les entreprises cherchent à simplifier et à sécuriser tout le processus de gestion des notes de frais. Les avantages sont multiples.
Pour un collaborateur en déplacement professionnel, par exemple, disposer d’une carte affaires ou d’une carte entreprise lui permet d’être plus autonome. Il n’a notamment plus à demander une validation préalable ni à faire l’avance des frais.
Pour l’entreprise, ces cartes de paiement augmentent la visibilité sur les dépenses professionnelles effectuées par leurs collaborateurs. Elles en facilitent aussi le contrôle. Par conséquent, elles réduisent les risques de fraude aux fausses notes de frais et de redressement suite à contrôles URSSAF.
Enfin, c’est aussi un gain de temps, tant pour le salarié engageant les dépenses que pour l’entreprise dans son ensemble : managers, services comptables et financiers, etc. Car chaque note de frais mobilise plusieurs acteurs.
Le temps ainsi économisé peut représenter un gain financier significatif. Selon une étude de 2015, le coût moyen d’une note de frais suite à un déplacement professionnel s’élevait à 53 €. Il y a donc ici une vraie opportunité de réduction des coûts.
La distinction historique entre carte entreprise et carte affaires
Alors, puisque les objectifs sont les mêmes, les différences entre carte affaires et carte entreprise ne se limiteraient-elles pas à de simples détails ?
En fait, il y a encore quelques années, ces deux appellations se différenciaient principalement ainsi :
- la carte affaires, bien que souscrite par l’entreprise, venait débiter le compte du collaborateur, généralement en débit différé ;
- la carte entreprise, à l’inverse, venait débiter directement le compte de l’employeur.
Chacune des deux options avait ses propres avantages et inconvénients. Mais aucune n’allait encore assez loin, à la fois dans la simplification du processus de gestion des notes de frais et dans la sécurité.
Carte affaires ou carte entreprise : une réponse globale
Désormais, de nouvelles offres permettent de réduire considérablement la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais. C’est sans doute pourquoi le vocabulaire n’a plus vraiment d’importance.
La banque en ligne pour professionnels manager.one propose une carte Visa Corporate. Mais elle n’a rien contre le fait de parler de carte affaires, de carte entreprise, de cartes business ou encore de cartes collaborateur… Au-delà des mots, ce qui importe, ce sont surtout les fonctionnalités des cartes de paiement et des services associés.
De fait, ces cartes Visa Corporate sont beaucoup plus que de simples cartes bancaires. Elles ne sont que les pièces d’un outil simple, sécurisé et fonctionnel qui répond aux besoins de l’entreprise.
La fin des notes de frais
Avec son compte professionnel manager.one, l’employeur dispose d’un nombre illimité de cartes pour ses salariés. Les cartes, physiques ou virtuelles, sont fournies sans surcoût mensuel. Avec ces cartes et le système de gestion des dépenses professionnelles intégré à la console client, l’entreprise peut véritablement abolir le processus de gestion des notes de frais.
Pour les collaborateurs, il suffit de photographier, scanner ou télécharger le justificatif associé à chaque dépense. Une lecture OCR permet de renseigner automatiquement certaines informations telles que fournisseur, montant et taux de TVA. Il est possible ensuite d’ajouter une catégorie et un commentaire.
Ainsi, la note de frais est totalement dématérialisée et archivée. C’est donc non seulement la fin des avances de frais et des remboursements, mais aussi celle des pertes de justificatifs. Surtout, c’est un véritable gain de temps et d’argent !
Des dépenses professionnelles mieux suivies et encadrées
L’employeur peut non seulement suivre et contrôler en temps réel les dépenses effectuées par ses salariés. Il peut aussi paramétrer chaque carte Visa Corporate, à distance, avec effet immédiat : plafonds de paiement et de retrait, blocage sur certains jours ou créneaux horaires, limitation à certains fournisseurs ou certaines catégories, etc. Pour éviter la perte de justificatifs, il peut même bloquer la carte tant que l’opération précédente n’est pas justifiée.
Il devient donc beaucoup plus simple pour l’entreprise d’encadrer les dépenses professionnelles de ses collaborateurs, tout en leur rendant la procédure plus facile.
Enfin, l’interface entre d’une part, le compte manager.one et ses éventuels sous-comptes, et d’autre part, le logiciel comptable de l’entreprise, permet de réduire considérablement la charge des comptables.
Peu importe donc qu’on les nomme cartes affaires ou cartes entreprise ! Les cartes Visa Corporate rendent la vie plus facile aux entreprises et à leurs collaborateurs engageant des dépenses professionnelles.
