La gestion des notes de frais est une tâche délicate, et particulièrement chronophage, pour les équipes financières et comptables de l’entreprise.
C’est pourquoi le recours à la carte affaires peut être une solution !
Elle vous permet d’avoir un meilleur suivi et contrôle des dépenses de vos collaborateurs tout en simplifiant la comptabilité de votre entreprise.
Parmi les principaux types de cartes affaires qui existent sur le marché, nous pouvons citer :
- La carte prépayée ;
- La carte de débit ou de crédit.
Quelles sont les différences entre ces deux cartes ? Laquelle faut-il proposer à ses salariés ?
On vous explique tout dans cet article.
I. Quelles sont les différences entre la carte prépayée et la carte de débit ?
La carte prépayée
Une carte prépayée est une carte qui n’est pas adossée à un compte en banque. Pour autant, elle vous permet d’effectuer de nombreuses transactions bancaires, comme :
- Un virement ;
- Un retrait ;
- Un paiement par carte ;
Contrairement à une carte bancaire, elle doit obligatoirement être approvisionnée pour pouvoir être utilisée.
C’est d’ailleurs l’un des grands avantages de la carte prépayée. Vous pouvez ainsi mieux gérer les dépenses de vos collaborateurs.
Ces derniers pourront uniquement utiliser les fonds que vous avez rechargés sur la carte. Une fois l’argent dépensé, elle ne pourra plus être utilisée. Il vous faudra de nouveau la recharger. Le découvert n’est pas autorisé avec la carte prépayée.
Vous limitez donc le risque d’achats déraisonnables (qui n’auraient pas fait l’objet de votre accord par exemple).
Toutefois, la carte prépayée connaît aussi quelques inconvénients.
En effet, elle peut uniquement être utilisée lors d’un paiement dit online. En d’autres termes, le terminal de paiement électronique (TPE) doit être connecté à un réseau de communication au moment de la transaction.
Note : Le TPE est l’appareil électronique utilisé par les commerçants lors des paiements par carte.
Par exemple, si vous prenez l’avion pour vous rendre à un séminaire et souhaitez acheter un encas pendant le vol, vous ne pourrez pas utiliser votre carte prépayée. Vous pouvez également rencontrer des difficultés pour payer aux guichets automatiques des péages ou des parkings, car ils ne sont pas toujours connectés à un réseau.
Autre point important : les établissements de paiement qui proposent des cartes prépayées ne détiennent pas toujours de licence bancaire. Votre argent n’est donc pas assuré par le Fonds de Garantie des Dépôts et de Résolution (FGDR). Si l’établissement fait faillite, vous pourriez avoir des difficultés pour récupérer vos fonds.
La carte de débit
La carte de débit est une carte bancaire liée à un compte en banque. Elle vous permet de réaliser des transactions en utilisant l’argent disponible sur votre compte.
Les cartes de débit les plus courantes sont les cartes Visa et Mastercard. Vous pouvez les utiliser partout dans le monde.
La carte affaires de type carte de débit peut être attachée au compte personnel du salarié ou au compte de l’entreprise.
Dans le premier cas, la dépense professionnelle est prélevée en différé. On parle de carte à débit différé. Concrètement, cela signifie qu’aucun contrôle du solde n’est effectué au moment de la transaction. En général, le montant de l’achat est prélevé un mois après la dépense. L’entreprise rembourse son collaborateur des frais avancés avant que la banque ne débite la somme sur son compte (sous réserve qu’il n’oublie pas de collecter le justificatif d’achat et d’établir une note de frais). C’est aussi une façon de responsabiliser le collaborateur.
Lorsque la carte de débit est attachée au compte de l’entreprise, il n’est pas nécessaire de réaliser une note de frais. Il suffit de conserver le justificatif d’achat afin que l’entreprise puisse déduire la TVA de la dépense professionnelle.
La dépense est généralement prélevée en temps réel ou dans un délai de 24h à 48H. On parle alors de carte à débit immédiat.
Vous l’aurez compris : il est donc plus difficile de contrôler les dépenses des collaborateurs qui utilisent une carte de débit. D’autant plus que certaines d’entre elles autorisent un découvert.
Carte prépayée vs. carte de débit
| Carte prépayée | Carte de débit | |
|---|---|---|
| Paiement accepté | Paiement online uniquement | Paiement offline et online |
| Découvert autorisé | Non | Oui |
| Prélèvement des dépenses | En temps réel | Débit immédiat ou différé (si le débit est différé, il faut compter un prélèvement environ 1 mois après la dépense) |
| Garanties des fonds | Fonds de garantie des dépôts uniquement si la carte est délivrée par un établissement bancaire | Fonds de garantie des dépôts |
| Obligation d'établir une note de frais | Non | Non si la carte est adossée au compte de l’entreprise Oui si la carte est adossée au compte personnel du collaborateur. |
| Obligation de fournir le justificatif d'achat | Oui | Oui |
II. Carte prépayée, carte de débit : quelle carte affaires choisir pour ses salariés ?
La carte prépayée et la carte de débit sont deux types de cartes affaires intéressantes qui présentent chacune leurs avantages et leurs inconvénients.
La carte prépayée permet un meilleur contrôle des dépenses de vos salariés. Elle est appréciée par les grandes entreprises qui génèrent un flux important de frais professionnels.
La carte de débit est plus pertinente pour les salariés effectuant des déplacements réguliers, parfois amenés à effectuer des paiements via des terminaux offline (péage, parking, paiement dans l’avion, etc).
Elle est également adaptée au chef d’entreprise. En effet, ces derniers sont souvent confrontés à des dépenses professionnelles imprévues, qu’ils ne peuvent pas toujours anticiper en rechargeant une carte prépayée.
De manière générale, il est conseillé d’attacher sa carte de débit au compte de l’entreprise, plutôt qu’au compte du collaborateur afin de simplifier la gestion des notes de frais et d’éviter de devoir réaliser des avances sur frais professionnels.
III. La carte Visa Corporate par manager.one : une carte de débit entièrement paramétrable
Carte de débit, carte prépayée : pourquoi choisir ? ?♂️
La Carte Visa Corporate de manager.one réunit le meilleur de la carte prépayée et de la carte de débit.
Notre Carte Visa Corporate est une carte bancaire. Elle est donc utilisable partout dans le monde pour tous vos paiements online et offline.
Entièrement paramétrable, elle vous permet de gérer et de simplifier les dépenses de vos équipes en :
- Limitant le nombre de transactions quotidiennes ;
- Limitant son utilisation à certains commerçants ;
- Mettant en oeuvre un plafond de retrait et de dépenses quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles ;
- Bloquant son utilisation certain jour ou à certaines plages horaires ou en cas de dépense non justifiée ;
- Suivant en temps réel les dépenses réalisées par vos collaborateurs.
En prime, vous n’avez plus besoin de courir après les justificatifs d’achat pour pouvoir récupérer la TVA sur les dépenses. Les collaborateurs photographient leur facture ou ticket de caisse directement via l’application. Et ne peuvent effectuer de nouvelles transactions qu’une fois cette opération réalisée !
Enfin, notre carte Visa Corporate est attachée au compte de l’entreprise. Vos salariés n’ont plus besoin d’établir des notes de frais pour demander le remboursement de leurs frais professionnels.
