Un nombre croissant d’entreprises décide de proposer des cartes entreprise à leurs salariés.
Les avantages ne manquent pas : meilleure gestion des notes de frais, autonomie des salariés, gain de temps… L’utilisation de cartes entreprise profite largement au chef d’entreprise comme à ses collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une carte entreprise ?
Une carte entreprise est, de façon très simple, une carte reliée au compte bancaire de la société.
La plupart des banques et établissements financiers proposent ce service. Différentes appellations sont utilisées. On parle de carte affaires, carte corporate, carte business, ou encore carte collaborateur.
Bien qu’il existe quelques différences entre les offres proposées sur le marché, l’objectif reste le même : permettre aux salariés de réaliser en toute autonomie leurs dépenses professionnelles. Ils n’ont alors plus à avancer de frais.
Le chef d’entreprise quant à lui garde évidemment la main sur les cartes entreprise distribuées à ses collaborateurs. Il peut parfois même les paramétrer à distance et configurer des plafonds et limites, comme c’est le cas pour les cartes entreprise manager.one.
En général, l’entreprise propose une carte entreprise aux salariés amenés à se déplacer régulièrement dans le cadre de leur mission. Lors d’un voyage d’affaires, l’utilisation d’une carte business s’avère en effet particulièrement pratique. L’entreprise n’a pas à procéder à des avances de frais ni au traitement de la note de frais au retour du salarié.
Il arrive donc que tous les salariés de l’entreprise n’aient pas de carte entreprise. C’est une analyse faite au cas par cas, en fonction des besoins de chacun.
En savoir plus : Comment choisir sa carte corporate ?
Cinq raisons d’octroyer une carte entreprise à vos salariés
Mettre fin aux avances de frais professionnels
L’entreprise se voit parfois contrainte d’avancer des sommes importantes aux salariés partant en voyage d’affaires. En effet, il paraît compliqué voire impossible de demander au collaborateur de supporter le coût du voyage jusqu’à son retour. Cela provoque une tension peu souhaitable sur la trésorerie personnelle.
La pratique des avances sur frais professionnels est donc courante. Pourtant, cela est loin d’être une situation idéale. Il est d’une part difficile d’estimer avec précision les dépenses des collaborateurs. Cela n’empêche pas non plus le traitement contraignant des notes de frais au retour des salariés. Enfin, l’entreprise n’a alors aucune maitrise du coût des voyages d’affaires.
Il existe fort heureusement une alternative : la carte entreprise. Le salarié part en déplacement professionnel muni d’une carte bancaire reliée au compte de l’entreprise. Aucun frais n’est à avancer, ni de la part de l’entreprise, ni de la part du salarié.
En savoir plus : Tout sur le remboursement des frais de déplacement
Simplifier les voyages d’affaires
De façon générale, la carte entreprise permet de simplifier les voyages d’affaires. Ceux-ci sont souvent coûteux, avec des dépenses de nature différente : frais de repas, frais de déplacement, frais de logement…
Une carte entreprise correctement paramétrée permet de simplifier les déplacements professionnels, tout en faisant appliquer la politique voyage de l’entreprise. Le chef d’entreprise peut ainsi définir des plafonds par jour ou par catégorie de dépenses. Il suit en temps réel, depuis son tableau de bord, les dépenses de son collaborateur en déplacement.
Le salarié, quant à lui, gagne du temps dans l’exécution de sa mission à distance. Il est plus autonome.
En savoir plus : Comment réduire le coût des voyages d’affaires ?
Abolir la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais
L’utilisation de notes de frais dans l’entreprise est coûteuse, contraignante et redondante.
Elle joue sur le moral et la motivation des salariés, contraints d’exécuter des tâches peu valorisantes : établissement de la note de frais, contrôle, validation, remboursement… Cela concerne tant les salariés amenés à faire des dépenses, que l’équipe managériale et comptable chargée de traiter les notes de frais. Une seule note de frais mobilise en effet bon nombre d’acteurs dans l’entreprise.
Les notes de frais ne sont pas une fatalité. En choisissant de distribuer des cartes entreprise à ses collaborateurs, l’entreprise gagne du temps et de l’argent. Les salariés retrouvent leur motivation et leur autonomie.
En savoir plus : Notes de frais : le guide complet
(Mieux) encadrer les dépenses de l’entreprise
Grâce à l’utilisation de cartes entreprise reliées au compte bancaire de la société, l’employeur suit et contrôle en temps réel les dépenses professionnelles des salariés.
Les cartes entreprise peuvent être entièrement paramétrables à distance, via un tableau de bord. Il est alors possible de configurer des plafonds de paiement et de retrait, exiger le téléchargement d’un justificatif après opération, ou encore limiter l’utilisation de la carte certains jours de la semaine ou sur certaines plages horaires.
La carte entreprise permet donc d’encadrer plus facilement les dépenses des collaborateurs.
Renforcer l’autonomie des collaborateurs
Accorder une carte entreprise aux collaborateurs amenés à réaliser de façon régulière des dépenses professionnelles renforce leur autonomie. Les salariés disposent de plus de liberté dans l’exercice de leur activité. Ils n’ont par exemple plus besoin de validation préalable.
L’octroi de cartes entreprise repose sur un lien de confiance entre l’entreprise et ses collaborateurs. Cela valorise la mission et les responsabilités du salarié, ce qui peut impacter positivement sa motivation. Il gagne en outre du temps, ce qui accroit sa productivité.
L’utilisation de cartes entreprise ne présente donc que des avantages, pour l’employeur comme pour ses salariés.
Proposez une carte entreprise à vos collaborateurs grâce à manager.one
Mettez définitivement fin à la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais grâce aux cartes Visa Business manager.one.
Octroyer une carte entreprise à chacun des salariés peut être très coûteux si chaque carte est sujette à des frais mensuels. Pas de panique : le forfait mensuel proposé par manager.one comprend la création illimitée et sans surcoût de cartes Visa Business. Chaque collaborateur peut alors réaliser en toute autonomie et sécurité les dépenses requises par son activité professionnelle.
Vous conservez l’entier contrôle des cartes de vos salariés grâce à un paramétrage avancé en temps réel et à distance. Depuis votre tableau de bord, accédez aux 55 fonctionnalités de la carte Visa Business et pilotez les dépenses professionnelles de votre entreprise. Il est même possible d’exiger de la part des salariés le scan d’un justificatif après chaque opération.
