Les salariés amenés à effectuer un déplacement professionnel ont parfois contraints d’avancer des sommes conséquentes. Cette situation devient problématique lorsque l’entreprise prend plusieurs semaines à procéder au remboursement des sommes.
Pour éviter que le salarié ne pâtisse de cette situation, il est possible de procéder à des avances sur frais professionnels, qu’elles soient permanentes ou ponctuelles.
Qu’est-ce qu’une avance sur frais professionnels ?
Définition de l’avance sur frais professionnels
Les avances sur frais professionnels constituent une réponse pratique à l’impact financier des voyages d’affaires sur les salariés.
L’entreprise avance dans ce cas une somme d’agent à un collaborateur avant son départ en déplacement professionnel. Cela permet de réduire la tension sur la trésorerie personnelle du salarié. C’est particulièrement le cas lorsque les dépenses engagées sont disproportionnées au salaire, ou que le déplacement professionnel s’étend en longueur.
Le salarié utilise librement cette somme d’argent lors de son voyage d’affaires. Le montant de l’avance se base sur une estimation des dépenses à réaliser. C’est donc l’inverse du remboursement au réel basé sur une note de frais.
Si l’enveloppe accordée au salarié s’avère trop faible, l’entreprise verse l’excédent à son collaborateur à son retour. Dans le cas contraire, ce dernier rétrocède le trop-perçu, soit en direct, soit par prélèvement sur son prochain salaire.
Pour justifier du montant réel des dépenses, le salarié doit bien entendu conserver tous les justificatifs. Il doit en outre, à son retour, établir une note de frais dans les conditions habituelles.
Avances sur frais professionnels : avance permanente ou ponctuelle ?
Il existe deux types d’avances sur frais professionnels : l’avance permanente et l’avance ponctuelle.
L’avance permanente consiste à verser chaque mois au salarié, en même temps que son salaire, une enveloppe budgétaire fixe. Elle est inscrite dans son contrat de travail, et s’applique pour toute sa durée. Elle est souvent négociée à l’embauche, pour les postes nécessitent des déplacements fréquents et/ou longs. Ainsi, l’avance permanente sur frais est particulièrement fréquente chez les commerciaux.
Le montant de l’avance permanente dépend d’une estimation précise des montants nécessaires à la réalisation de la mission salariée. Il est déterminé par conjoint accord entre le salarié et son employeur. Cela ne dispense pas le collaborateur de remplir chaque mois une note de frais.
L’entreprise peut également avoir recours à l’avance ponctuelle. Dans ce cas, l’entreprise verse sur le compte bancaire du salarié une somme supposée couvrir les frais nécessaires pour une mission donnée. Le salarié édite à son retour une note de frais, et pourra alors obtenir si besoin un complément.
L’avance ponctuelle permet de répondre à des dépenses passagères, dans le cadre d’une mission temporaire.
Comment réduire le recours aux avances sur frais ?
Les inconvénients des avances sur frais
Les avances sur frais professionnels ne comportent pas que des avantages.
Il est tout d’abord difficile d’estimer avec précision les dépenses des collaborateurs. Il est certain qu’il faudrait soit indemniser davantage le salarié, soit lui demander un remboursement. Impossible d’estimer parfaitement le montant de l’avance sur frais !
Les avances sur frais professionnels n’empêchent donc pas l’établissement et le traitement des notes de frais. Ces procédures-là sont aussi chronophages que redondantes pour l’entreprise et ses salariés. En outre, les notes de frais coûtent cher.
Enfin, l’entreprise n’a dans cette situation aucune maitrise du coût des voyages d’affaires. C’est d’autant plus vrai si elle n’a pas mis en place une politique de dépenses permettant de réguler les frais professionnels des salariés. Ce document permet par exemple de fixer des plafonds par catégorie de dépense.
Les alternatives aux avances sur frais
Les avances sur frais professionnels ne sont pas une fatalité. L’entreprise dispose de moyens plus modernes et sécurisés pour faire face aux frais de déplacement de ses collaborateurs.
Ainsi, en distribuant des cartes affaires à ses salariés, l’entreprise se déleste du douloureux traitement des notes de frais. Les cartes sont reliées au compte bancaire de l’entreprise : les salariés n’ont plus à avancer de frais. Ils effectuent en toute autonomie leurs dépenses professionnelles.
Octroyer des cartes Visa Business manager.one à ses salariés est sans risque. En effet, le chef d’entreprise dispose du total contrôle des cartes à distance, en temps réel. Depuis son tableau de bord, il peut ainsi rendre le justificatif obligatoire, fixer des plafonds et interdire certaines dépenses.
L’usage de cartes virtuelles, plafonnées ou non, à usage unique ou multiple, est également une excellente idée.
