L’abus de frais remboursés par l’entreprise peut aboutir à une requalification en avantage en nature. D’autant plus que ce remboursement échappe aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS. Ce qui n’est pas le cas de l’avantage en nature.
Explications
Depuis le 25 juin 2021, il s’est produit un renforcement sur les conditions qui encadrent les frais d’entreprise. Ainsi, la Sécurité sociale accentue la possibilité qu’une dépense puisse être considérée comme des frais professionnels, voire un avantage en nature.
Pour rappel, dans le cadre de leur activité professionnelle, l’entreprise rembourse les frais avancés par les salariés. Le montant versé ne donne pas lieu à une cotisation sociale, encore moins à des prélèvements sociaux. De fait, il ne s’agit pas d’une rémunération, même indirecte. La nature des frais remboursés peut être large : repas, transport, hébergement, fourniture… Ce qui amène l’URSSAF a traqué les abus. Il s’agit notamment de vérifier que l’entreprise n’accorde pas un avantage en nature de façon involontaire ou déguisée.
La nécessaire universalité des frais d’entreprise
Par ailleurs, on parle d’avantage en nature lorsque l’employeur fournit une prestation ou un service à un ou plusieurs salariés de façon régulière. Dans ces conditions, il est considéré comme un élément de rémunération et donc soumis aux cotisations sociales et prélèvements sociaux.
D’ailleurs, un collaborateur peut être rémunéré en totalité par des avantages en nature. Parmi les plus répandus, on trouve :
- le ticket restaurant,
- l’ordinateur portable,
- le téléphone mobile professionnel,
- la voiture de fonction,
- le logement de fonction…
Tous ces éléments font l’objet d’une négociation entre l’employeur et le collaborateur dans le cadre de l’exécution du contrat de travail.
En début d’été 2021, la Sécurité sociale rappelle ce qui différencie une note de frais d’entreprise d’une note de frais professionnels. Par extension, cette dernière peut basculer en un avantage en nature. Pour cela, l’administration sociale s’attaque à un type de frais bien précis : les repas d’affaires. Elle a toujours été très vigilante sur ce sujet.
Toutefois, en novembre 2005, elle avait fait preuve de tolérance en abrogeant une circulaire. Depuis, cette dépense était considérée comme des frais d’entreprise et non plus des frais professionnels. L’administration sociale revient donc à sa position initiale : les repas d’affaires sont à nouveau des frais professionnels, voire un avantage en nature.
Les repas d’affaires dans le viseur de la Sécurité sociale
Pour conserver l’exonération de charges sociales, ils doivent avoir un caractère exceptionnel, irrégulier et limité. De même, ils doivent intervenir en dehors du cadre normal de la mission du collaborateur. Pour autant, leur organisation s’inscrit nécessairement dans l’intérêt de l’entreprise. Il s’ajoute un formalisme : outre les justificatifs légaux pour toute dépense réalisée par un salarié, il faut également préciser la qualité des personnes qui ont participé au repas et le montant réellement payé par le collègue. En cas de contrôle de l’URSSAF, tous ces aspects seront vérifiés et épluchés.
D’autant plus qu’à toutes ces règles s’ajoute un plafond à ne pas dépasser. Si un salarié organise plus d’un repas d’affaires par semaine ou cinq par mois, la Sécurité sociale considère qu’il y a un abus manifeste. Tous les autres repas pris sont alors considérés comme un avantage en nature et doivent être traités comptablement comme tels. Le détail de cette position a été publié le 25 juin dernier dans le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) dans le paragraphe 360. Comme le BOFiP pour la fiscalité, le BOSS est opposable. Cette opposabilité est entrée en vigueur le 1er avril 2021.
À travers cette position sur les repas d’affaires, la Sécurité sociale rappelle aux entreprises que les notes de frais ne peuvent pas couvrir toutes les dépenses des collaborateurs. Elles doivent répondre à une impérieuse nécessité à l’exécution de la mission confiée. Il n’y a pas de place à la complaisance. De même, il ne peut pas y avoir de règles différentes selon tel ou tel collaborateur. Si une dépense est remboursée pour l’un des collaborateurs, elle s’applique sans distinction à tous les salariés. Ce qui n’est pas le cas d’un avantage en nature. Ce dernier peut se limiter à un seul collaborateur.
C’est cet aspect discrétionnaire qui explique qu’un avantage en nature entre dans les éléments de rémunération et non les frais d’entreprise. Et qui expose l’entreprise à la requalification de ces derniers.
Vous savez désormais comment une note de frais devient un avantage en nature !
