Le législateur français prend progressivement note des évolutions technologiques et des nouveaux besoins des entreprises. Les règles encadrant les notes de frais ont ainsi largement évolué depuis l’an 2000.
La dernière évolution en date est celle du 1er juillet 2019, date à laquelle l’URSSAF a aligné ses exigences sur celles de l’administration fiscale.
Les entreprises soumises à un contrôle URSSAF sont dispensées de produire les originaux de justificatifs de notes de frais. Elles peuvent ainsi joindre, sous certaines conditions, des pièces dématérialisées.
Les enjeux de la dématérialisation des notes de frais
Dans quelles conditions les notes de frais sont-elles remboursées ?
Pour bien comprendre sur les enjeux de la dématérialisation des notes de frais, revenons sur la définition d’une note de frais.
La note de frais désigne le document sur lequel le salarié rappelle l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée. Les frais professionnels font quant à eux référence aux dépenses engagées par le salarié ou le dirigeant pour les besoins de son activité.
Lorsqu’une entreprise rembourse une note de frais, elle ne paie pas de cotisations sociales sur ce montant.
Les notes de frais sont alors encadrées par la loi pour éviter les abus, tels que les dépenses fictives ou disproportionnées. Les notes de frais sont ainsi l’un des points de vérification phares lors d’un contrôle URSSAF. L’entreprise peut se voir dans l’obligation de transmettre tous les justificatifs de dépenses.
L’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales. S’il s’avère que ces dépenses étaient fictives, disproportionnées ou injustifiées, un redressement aura lieu.
On mesure alors tout l’enjeu de la dématérialisation des notes de frais. Il est primordial de veiller à ce que l’entreprise puisse justifier, dans le respect des règles de fond et de forme, ces dépenses.
Quels documents transmettre à l’URSSAF lors d’un contrôle ?
Aujourd’hui, il est possible – sous certaines conditions – de présenter des justificatifs dématérialisés à l’URSSAF lors d’un contrôle.
Ceux-ci ont la même valeur que les justificatifs papier : on parle de valeur probante. Cela signifie que la validité du document est prouvée et reconnue par le législateur.
La loi n’autorise pas que les documents originellement créés par voie numérique. Elle rend également possible la numérisation de justificatifs papier.
Justificatifs dématérialisés : les règles de validité
Un alignement sur les règles de l’administration fiscale
Le dispositif applicable jusqu’en 2019 était marqué par une divergence entre les règles de l’administration fiscale et les règles de l’URSSAF. Ces dernières apparaissaient moins sévères, ce qui était source de confusion pour les entreprises. Les rescrits sociaux se sont alors multipliés, pour se protéger en cas de contrôle.
Cette pratique du rescrit social n’a plus lieu d’être. Le 1er juillet 2019 marque l’harmonisation des règles en matière de dématérialisation des documents.
Ainsi, l’arrêté du 23 mai 2019 aligne les exigences de l’URSSAF en la manière avec celles de l’administration fiscale. Désormais, un seul texte de loi régit l’ensemble du dispositif : l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
Les entreprises peuvent à présent fournir des justificatifs dématérialisés dans un cadre défini et harmonisé. C’est plus simple pour tout le monde !
Le respect des règles de l’archivage à valeur probante
La dématérialisation des justificatifs est admise, à condition de prouver que ces derniers ont été numérisés dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique.
Pour mieux comprendre, il convient de se pencher sur les dispositions de l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
Le document numérisé doit ainsi être la copie conforme à l’original, tant en image qu’en contenu. Toutes les informations figurant sur le document original doivent figurer sur la copie numérique : auteur, contenu, date…
Il convient également de garantir que les données contenues dans le document n’ont pas été modifiées ou altérées depuis leur création. C’est ce que l’on appelle l’intégrité du document.
La loi fixe également des règles relatives à la lisibilité des documents, lors de leur restitution ultérieure à des fins de contrôle ou de justification. Les documents doivent ainsi être conservés dans des formats standards : PDF ou PDF A/3. Au contraire, les formats propriétaires type Word sont à convertir.
Enfin, les justificatifs numériques de notes de frais doivent être conservés pendant une durée supérieure à 6 ans à compter de leur établissement.
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La dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages : diminution du risque d’erreurs, automatisation des procédés, absence de stockage physique des documents…
Cependant, même numérique et automatisée, la gestion des notes de frais est gourmande en temps et en argent. In fine, les salariés doivent toujours formuler des demandes de remboursement. Celles-ci doivent ensuite être contrôlées, validées et réalisées. De nombreuses parties prenantes sont alors sollicitées.
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