La réalisation de missions client par vos collaborateurs peut donner lieu à des frais professionnels divers et variés, tels que les dépenses d’hébergement ou de restauration. Ces dépenses sont ensuite récapitulées dans une note de frais transmise par le salarié.
Si votre client s’est engagé à en supporter le coût, les règles relatives à la TVA sur refacturation de frais doivent être bien connues et comprises afin de ne pas commettre d’impair.
Refacturation de frais et débours : quelle différence ?
La refacturation de frais ne doit pas être confondue avec les débours. Ce sont deux façons différentes de prendre en charge des frais pour son client.
Définition de la refacturation de frais
La refacturation de frais correspond à la situation dans laquelle la société prestataire engage des frais en son nom, puis les récupère en les refacturant à la société cliente concernée.
Cela concerne aussi bien des dépenses de logement, que de repas ou de déplacement.
Selon l’article 267 alinéa 2 du CGI, les dépenses professionnelles sont considérées comme des frais accessoires à la prestation principale. Elles sont incluses dans le devis ou la facture adressée au client et font partie intégrante du prix facturé.
Il est également possible d’adresser une facture séparée, dédiée à la refacturation des frais.
Définition des débours
Au contraire, les débours correspondent à des frais engagés par la société prestataire au nom et pour le compte de la société cliente. La facture est dans ce cas établie au nom du client.
Les débours ont par nature vocation à être remboursés, tandis que la refacturation de frais n’est que la conséquence d’un accord, d’une négociation entre client et prestataire.
Les débours répondent à un régime juridique et comptable plus complexe que les refacturations de frais. Ils sont couramment utilisés par les professions réglementées telles que les avocats.
Comptablement, les débours ne sont pas des charges enregistrées dans un compte classe 6, mais une créance enregistrée dans un compte de tiers classe 4.
Le montant des frais refacturés
Le montant des frais facturés à l’entreprise cliente dépend directement de la TVA acquittée et éventuellement déduite par l’entreprise prestataire.
La question de la déductibilité de la TVA afférente à la dépense
Le montant des frais refacturés dépend de la déductibilité de la TVA afférente à la dépense. Ainsi :
- Si la TVA de la dépense est déductible, vous devez refacturer le montant de la dépense HT. Vous pouvez en effet récupérer la TVA sur la dépense, en suivant la procédure habituelle.
- Si la TVA de la dépense n’est pas déductible, vous devez refacturer le montant TTC.
Il ne faut pas oublier que la TVA n’est en effet pas récupérable sur toutes les notes de frais. C’est le cas notamment de la plupart des frais de déplacement.
Il n’est pas interdit de marger sur les refacturations. La marge est dans ce cas soumise à l’impôt sur les bénéfices. D’ailleurs, certaines sociétés refacturent en HT le montant TTC qu’elles ont payé, afin de réaliser une marge d’un montant égal à la TVA. Cette pratique reste peu honnête pour le client.
Exemple de montant refacturé
Votre salarié a engagé 400 € de frais d’hôtel et 200 € de frais de restaurant. Les factures sont établies à votre nom et comportent les mentions obligatoires nécessaires.
La TVA sur les frais d’hôtel n’est pas déductible. Vous allez refacturer 400 € à votre client.
La TVA sur les frais de restaurant est déductible. Vous allez refacturer à votre client le prix HT de la facture, soit 182 €.
Vous allez donc refacturer 582 € à votre client, et récupérer de votre côté la TVA sur le restaurant (18 €).
Il faut ensuite appliquer les règles de TVA sur refacturation de frais.
Le montant de la TVA sur refacturation de frais
La refacturation de frais est une opération soumise à la TVA au taux normal d’imposition, sauf si l’entreprise n’y est pas assujettie. Les entreprises en franchise de TVA n’appliquent donc pas de taux de TVA sur leurs refacturations.
Cette règle constitue une différence avec les débours, qui ne sont pas soumis à la TVA.
Exemple de TVA sur refacturation de frais :
Pour reprendre l’exemple évoqué plus haut, les frais d’hôtel pris en compte pour la refacturation à votre client s’élèvent à 400 €.
Ces 400 € supportent alors la TVA au taux habituel de la prestation principale (20 % en principe).
Vous devez donc ajouter 80 € de TVA sur votre refacturation de frais, que l’entreprise cliente pourra déduire.
Gagnez du temps dans la gestion des notes de frais
Vous l’aurez compris : la TVA sur refacturation de frais s’avère être une notion complexe.
La façon la plus simple de gagner du temps dans la gestion de la TVA sur refacturation reste de demander à l’entreprise cliente de prendre directement en charge les frais. Le client peut par exemple procéder lui-même à la réservation des billets d’avion ou des hôtels.
Cela n’occulte cependant pas la question plus globale de la gestion des notes de frais par l’entreprise. Celle-ci est chronophage, contraignante et coûteuse.
Certains logiciels et applications permettent de mieux organiser la gestion des notes de frais. Cependant, ces outils ne s’attaquent pas directement à la source du problème. Ils en règlent simplement les conséquences.
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