Le contrôle des dépenses est une nouvelle fonctionnalité manager.one, très utile pour les directions financières et les services compatibilité. Elle permet de vérifier le justificatif de chaque dépense à travers une interface dédiée.
Une gestion complète des dépenses
Contrôler et gérer les dépenses de ses collaborateurs est une étape incontournable dans les entreprises. Cela permet de maîtriser les coûts de fonctionnement de l’entreprise et d’avoir une meilleure comptabilité en récupérant et en analysant l’ensemble des justificatifs de dépense.
La fonctionnalité Contrôle de dépenses permet de visualiser toutes les dépenses réalisées par les porteurs de carte. Elle peut également être associée à la fonctionnalité Gestion d’équipes pour permettre à des utilisateurs de voir uniquement les dépenses des membres de leur équipe. De plus, elle aide la comptabilité à effectuer le rapprochement des transactions bancaires et à valider leur conformité facilement.
Accéder facilement aux transactions
Pour mieux s’y retrouver, il est possible de trier les dépenses selon plusieurs critères (date, montant, porteur de carte et fiabilité du justificatif). D’autre part, de nombreux filtres existent pour isoler les dépenses que l’on souhaite traiter (période, état des justificatifs, catégorie de dépense, montant des transactions…).
L’objectif de Contrôle des dépenses est de permettre aux approbateurs et aux responsables de contrôler les dépenses effectuées sur le compte de la société. Les approbateurs d’une équipe sont en mesure de :
- valider une dépense ;
- déclarer un justificatif comme non valide ;
- déclarer une dépense comme non conforme ;
- demander plus d’informations sur une dépense.
L’OCR, une aide à la décision
À l’aide d’un code couleur, un module OCR permet d’indiquer automatiquement la fiabilité des justificatifs renseignés par les collaborateurs. Il s’agit d’une aide à la décision qui va faire le lien entre les données de la transaction bancaire et les données présentes sur le justificatif :
- Vert : le justificatif devrait correspondre à la dépense
- Orange : vigilance, le justificatif pourrait ne pas être le bon
- Rouge : attention, l’OCR détecte que le justificatif ne correspond pas à la dépense
De l’achat à la comptabilité
Le porteur de carte peut, quant à lui, remplacer son justificatif, le télécharger, l’imprimer, modifier les renseignements de chaque opération (affectation de la dépense, TVA, catégorie, note personnelle, etc.), jusqu’à la validation de son manager.
Une fois la transaction validée ou rejetée, elle passe directement dans un onglet spécifique avec un état traité. Enfin, lorsqu’une dépense est rejetée, le porteur de carte responsable de la dépense reçoit un mail lui demandant un remboursement.
Toutes les dépenses traitées peuvent ensuite être triées, filtrées, puis exportées en compatibilité.
Comment activer cette fonctionnalité ?
La fonctionnalité Contrôle des dépenses ne s’active pas par défaut. De ce fait, vous devez d’abord afficher la section nommée « Comptabilité ».
1. Activer la section comptabilité
Depuis son espace utilisateur, l’utilisateur doit :
- aller dans « Dashboard » ;
- cliquer sur son Prénom Nom à droite ;
- aller dans « Préférences » ;
- aller dans l’onglet « Menu principal » ;
- Cliquer sur le bouton d’activation de Comptabilité pour la rendre visible.
À noter : il est possible de personnaliser le menu de son compte client comme décrit dans cet article.
2. Activer la fonctionnalité Contrôle des dépenses
Une fois la sous-section comptabilité activée, il suffit de :
- aller dans la section « Comptabilité » ;
- aller dans l’onglet « Contrôle des dépenses » ;
- cliquer sur « Activer la fonctionnalité ».
Quels sont les avantages ?
Comme évoqué précédemment, la fonctionnalité de contrôle des dépenses est complémentaire avec celle de la gestion d’équipes. Elles ont de nombreux avantages pour la direction de l’entreprise et les employés en charge de la gestion des dépenses professionnelles :
- décentraliser la tâche et mieux répartir les charges de travail ;
- avoir une vision plus large sur les dépenses de l’ensemble des collaborateurs ;
- déclarer une transaction non-conformité et réclamer un remboursement ;
- simplifier le contrôle global des dépenses.
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