La gestion des notes de frais est l’une des tâches les plus fastidieuses pour une entreprise. Fort heureusement, il existe aujourd’hui des moyens d’optimiser le traitement et le remboursement des notes de frais. C’est le cas de l’OCR.
OCR : qu’est-ce que c’est ?
L’OCR est l’acronyme d’Optical Character Recognition. En français, cela signifie « Reconnaissance Optique de Caractères ». C’est une technologie de scan intelligent. Elle permet de convertir du texte en un format digital.
Tout document scanné grâce à l’OCR est alors lu puis transféré en un fichier texte modifiable. Chaque ligne est identifiée, convertie en mots puis en caractères. Cela permet à d’autres applications et logiciels d’en extraire automatiquement les données.
Ce procédé technologique de pointe permet d’éviter les erreurs et d’aller plus vite dans la gestion des dépenses professionnelles.
Automatiser la saisie d’une note de fais avec l’OCR
Utiliser l’OCR permet de simplifier considérablement la gestion des notes de frais. Leur traitement est facilité, tant pour les salariés que pour le manager et le comptable.
La technologie de reconnaissance de caractère permet en effet de détecter automatiquement toutes les informations pertinentes sur un reçu ou une facture. Elle analyse et extrait la catégorie de la dépense, la date, le montant TTC et HT, le taux de TVA, le nom du prestataire…
L’utilisation de l’OCR réduit alors considérablement le risque d’erreurs. C’est un avantage indéniable, quand on sait que 20 % des notes de frais comportent des erreurs !
L’OCR facilite en outre la vie de ses utilisateurs, qui ne sont plus contraints d’effectuer une saisie manuelle à partir des justificatifs papier. La productivité est meilleure.
Et qui dit gain de temps, dit également économies ! On sait qu’une note de frais coûte en moyenne 53 euros à l’entreprise, pour un temps de traitement d’une vingtaine de minutes.
En savoir plus : Comment optimiser la gestion des notes de frais ?
Adoptez l’OCR pour vos notes de frais !
En 2020, il devient plus qu’indispensable de se doter des bons outils pour gérer avec efficience les dépenses professionnelles des collaborateurs.
Les collaborateurs dotés de cartes Visa Business manager.one n’ont plus à avancer de frais : ils gèrent leurs dépenses en totale autonomie. Les cartes sont entièrement paramétrables à distance.
Plus encore, les justificatifs de dépenses sont scannés par les salariés en utilisant le procédé technologique de l’OCR. Ils peuvent également téléverser des factures PDF depuis l’interface web.
Le montant et le taux de TVA, ainsi que le nom du prestataire, sont alors automatiquement renseignés. Il est également possible d’affecter une catégorie à la dépense. L’ensemble du processus ne prend que quelques secondes.
Impossible alors de perdre des données, ni de faire des erreurs de saisie. L’entreprise gagne en temps et en sérénité, tandis que les salariés font preuve d’autonomie. L’OCR, c’est l’assurance d’un compte bancaire toujours à jour !
