Certaines entreprises, dans une optique de développement international, envoient régulièrement leurs salariés en voyage d’affaires à l’étranger. Mis bout à bout, ces déplacements professionnels peuvent s’avérer très coûteux pour l’entreprise.
Fort heureusement, il existe des moyens de réduire le coût des voyages d’affaires. Ainsi, sous certaines conditions, l’entreprise est autorisée à récupérer la TVA étrangère.
Il convient cependant de bien saisir les règles fiscales applicables. La procédure est en effet complexe.
Dans quels pays peut-on récupérer la TVA étrangère ?
Toutes les destinations du globe ne permettent pas de récupérer la TVA étrangère.
Sont concernés, tout d’abord, les 27 pays de l’Union Européenne : l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l’Estonie, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Irlande, l’Italie, la Lettonie, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la République tchèque, la Romanie, la Slovaquie, la Slovénie et la Suède. Le Royaume-Uni ne fait récemment plus partie de cette liste.
On parle de « TVA intracommunautaire ». C’est un système de TVA harmonisé au niveau européen. Toute entreprise assujettie à la TVA dispose d’un numéro de TVA intra-communautaire, délivré par les services fiscaux.
Outre ces 27 pays, d’autres pays permettent de récupérer la TVA étrangère : la Bosnie-Herzégovine, l’Islande, Israël, le Monténégro, la Norvège, la Suisse et la Serbie. Cet article se focalisera cependant sur la TVA intracommunautaire, cas le plus courant.
En savoir plus : Comprendre et choisir le régime de TVA de son entreprise
Sur quelles dépenses récupérer la TVA étrangère ?
Les conditions pour récupérer la TVA étrangère
L’entreprise française qui a payé la TVA d’un autre pays peut demander son remboursement.
Attention : parfois, l’entreprise paiera la TVA française et non la TVA étrangère. Dans ce cas, c’est la procédure française classique qui s’applique. C’est ce qui se passe en cas d’importation de biens étrangers en France.
Cependant, dans le cadre d’un déplacement professionnel à l’étranger, c’est bien la TVA étrangère qui est payée.
La récupération de la TVA étrangère se fait sous les conditions suivantes :
- L’entreprise française est assujettie à la TVA. Les entreprises en franchise en base de TVA sont exclues du dispositif, puisqu’elles ne collectent pas la TVA.
- Elle dispose d’un justificatif à son nom (et non au nom du salarié) portant mention de son numéro de TVA intracommunautaire et de celui du vendeur ou prestataire.
- La dépense est sujette à une TVA considérée comme déductible dans le pays où elle a été payée. Ces règles varient selon le pays concerné. Ce qui est déductible dans un pays ne l’est pas forcément chez le voisin. Par exemple, en Belgique, la TVA sur la restauration n’est pas récupérable.
Le portail de la Fiscalité douanière de la Commission Européenne apporte des précisions intéressantes. Il détaille les spécificités de la déductibilité de la TVA, pays par pays.
En savoir plus : Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
Les catégories de dépenses
Il existe une classification des dépenses éligibles à récupération de la TVA intracommunautaire :
- 1 : Carburant
- 2 : Location de moyens de transport
- 3 : Dépenses relatives aux moyens de transport
- 4 : Péages routiers et taxes de circulation
- 5 : Frais de voyage (taxi, transports en commun…)
- 6 : Hébergement
- 7 : Alimentation, boissons et services de restauration
- 8 : Droits d’entrée aux foires et expositions
- 9 : Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
- 10 : Divers
En savoir plus : Tout savoir sur le remboursement des frais de déplacement
TVA étrangère : quelle procédure suivre ?
Si la TVA payée est considérée comme déductible dans le pays où elle a été payée, l’entreprise va pouvoir déduire cette somme. Cela peut concerner toutes les dépenses faites par le collaborateur en déplacement professionnel à l’étranger : logement, repas, transport…
Une procédure exclusivement en ligne
Récupérer la TVA étrangère relève d’une procédure particulière, entièrement électronique. Elle se fait par le biais d’un guichet dédié dématérialisé, accessible depuis le site impots.gouv.fr, portail Professionnel. L’entreprise doit détailler sa demande et joindre les justificatifs numérisés.
La demande peut se faire de manière annuelle ou trimestrielle. Pour effectuer une demande trimestrielle, la TVA étrangère payée doit être de 400 euros au moins. Les demandes annuelles sont possibles à partir de 50 euros.
Attention, cette procédure est limitée dans le temps. Pour récupérer la TVA de l’année N, il faut en faire la demande avant le 30 septembre de l’année N+1.
Délais de remboursement de la TVA étrangère
La procédure peut être longue. L’État dispose d’un délai de quatre mois pour notifier sa décision. Deux mois de plus peuvent être nécessaires en cas de demande des documents originaux.
Une fois que l’État a notifié sa décision, il dispose de dix jours pour procéder au remboursement de la TVA étrangère.
Attention aux justificatifs !
Quoi qu’il en soit, il faut prêter une attention toute particulière aux justificatifs de dépenses. En cas de perte du justificatif de notes de frais, l’entreprise ne pourra pas récupérer la TVA étrangère !
En cas de difficultés, il est possible de solliciter de l’aide au profit d’une société spécialisée. La TVA internationale est une matière particulièrement complexe !
