La fraude aux fausses notes de frais est une pratique subie par de nombreuses entreprises. Selon une étude menée par l’entreprise KDS, près de 15 % des entreprises sont victimes de ce problème.
De l’ajout de quelques euros en plus sur une note, à l’utilisation de reçus entièrement fictifs, la fraude aux notes de frais revêt des formes diverses et variées… Mais coûte très cher aux entreprises !
Fausse note de frais : les combines bien connues
Les fausses notes de frais prennent de multiples formes, ce qui rend leur contrôle d’autant plus difficile. Connaître les combines les plus fréquentes permet cependant d’être plus efficace.
Les frais réalisés lors d’un déplacement professionnel (transport, repas…) échappent particulièrement au contrôle du chef d’entreprise. C’est le cas, par exemple, de la fraude aux indemnités kilométriques. Certains salariés n’hésitent pas à gonfler le kilométrage parcouru, prétextant un rendez-vous imprévu ou un détour nécessaire.
Les fausses notes de frais de restaurant sont également fréquentes. Par exemple, le collaborateur invité au repas peut avoir la tentation de conserver le reçu, ou encore d’inviter ses proches aux frais de l’entreprise.
D’autres pratiques de fausse note de frais existent aussi, comme la transmission d’un justificatif en double à quelques mois d’intervalle, tablant sur l’inattention de l’équipe comptable.
Bien sûr, la grande majorité des salariés respecte l’utilisation des notes de frais. Mais de légères fraudes récurrentes peuvent faire perdre chaque année beaucoup d’argent à l’entreprise.
Comment empêcher la fraude aux notes de frais ?
Miser sur la dématérialisation des notes de frais
Un très grand nombre d’entreprises demeurent à l’ère du papier et des documents Excel. Pourtant, cette solution ne permet ni de gérer de manière optimale les notes de frais, ni de lutter efficacement contre l’utilisation de fausses notes de frais.
Dématérialiser et centraliser l’information permet au contraire de réduire le risque de fraude aux notes de frais. Il est en effet plus facile d’analyser et de surveiller des données regroupées dans le Cloud.
La dématérialisation des notes de frais présente de multiples avantages. Elle est économique, permet d’éviter des erreurs, simplifie les process et fait gagner du temps.
Renforcer la politique de dépenses de l’entreprise
La politique de dépenses est un document permettant de réguler le remboursement des frais professionnels dans l’entreprise. L’objectif ici est d’harmoniser au maximum le traitement des notes de frais, pour éviter des pertes de temps et de données.
La politique de dépenses peut être un moyen efficace d’empêcher la fraude aux notes de frais dans l’entreprise. Ce document peut par exemple prévoir des plafonds stricts, mais adaptés à la nature de la dépense. Il est également possible de limiter le nombre de fournisseurs autorisés, ou encore de poser des restrictions quant au confort des voyageurs (seconde classe, hôtels abordables…). Il apparaît important ici que la direction montre l’exemple.
En outre, la politique de dépenses peut prévoir des contrôles aléatoires approfondis. L’équipe comptable n’a sans doute pas le temps ni les moyens de contrôler attentivement toutes les notes de frais, mais la menace d’un contrôle aléatoire peut être dissuasive. Les contrôles peuvent entièrement reposer sur le hasard. Il est également possible de se baser sur des tableaux de bord Excel pour déterminer des coûts moyens, et ainsi repérer plus facilement les montants anormaux.
Mettre fin aux notes de frais dans l’entreprise
Le meilleur moyen d’empêcher la fraude aux notes de frais dans l’entreprise reste de traiter le problème à sa source. En distribuant des cartes affaires aux salariés de l’entreprise, ceux-ci réalisent en toute autonomie leurs dépenses professionnelles. Les cartes sont reliées au compte de l’entreprise, et les salariés n’avancent plus de frais.
L’entreprise qui adopte cette solution lutte alors efficacement contre les fausses notes de frais. Elle gagne en outre du temps et de l’argent en supprimant le traitement redondant des notes de frais.
Distribuer des cartes Visa Business manager.one aux salariés de l’entreprise est sans risque pour l’entreprise. En effet, chaque carte affectée à un collaborateur est entièrement paramétrable à distance par le chef d’entreprise. Ce dernier peut fixer des plafonds, définir des limites d’utilisation et exiger le scan d’un justificatif après la dépense.
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