La gestion des dépenses des salariés est un enjeu majeur pour les entreprises. À mesure que la taille de l’entreprise croît, il devient indispensable de se doter d’une procédure claire et fiable de gestion des notes de frais. L’objectif : gagner du temps, éviter les pertes d’information et empêcher les abus.
Voici cinq façons efficaces de (mieux) contrôler les dépenses des salariés.
Encadrer la procédure de remboursement des notes de frais
Rien de mieux qu’une politique de dépenses dans l’entreprise pour mieux contrôler les dépenses des salariés.
La politique de dépenses est un document interne permettant de réguler les dépenses des salariés. Elle encadre la procédure de remboursement des notes de frais. L’objectif : harmoniser au maximum le traitement des notes de frais dans l’entreprise, pour éviter des pertes de temps et de données.
Ainsi, la politique de dépenses de l’entreprise peut imposer un délai de soumission des notes de frais. Cela évite l’entreprise de courir après les notes de frais et justificatifs qui se font attendre.
Il est également possible de prévoir dans la politique de dépenses un document standard à remplir, commun à tous les salariés pour demander remboursement.
La politique de dépenses doit être un document aussi clair et concis que possible. Si tel est le cas, elle permet d’optimiser efficacement la gestion des notes de frais.
Fixer des plafonds pour les dépenses des salariés
La politique de dépenses de l’entreprise peut également fixer un budget par type de dépense. Par exemple, l’entreprise peut décider de plafonner le prix des nuits d’hôtel ou du matériel informatique.
Si la politique de dépenses est correctement communiquée aux salariés, ceux-ci ne risquent plus de faire des dépenses exagérées. S’ils persistent… ils n’obtiendront pas remboursement du surplus.
Attention cependant : il est important de veiller à fixer des plafonds réalistes, adaptés à la nature de la dépense.
Centraliser la récupération des justificatifs
Pour éviter la perte de justificatifs et un traitement des dépenses des salariés qui n’en finit plus, la politique de dépenses de l’entreprise doit permettre de centraliser au maximum les justificatifs.
Ainsi, si l’entreprise utilise encore des justificatifs papier, elle peut mettre en place une bannette dédiée. Tous les salariés déposeront leurs justificatifs au même endroit.
Si les justificatifs des dépenses des salariés sont dématérialisés, l’entreprise peut créer une boîte mail dédiée. Tous les PDF iront alors au même endroit.
Le mieux serait cependant d’utiliser un outil numérique capable de traiter l’ensemble de la procédure des notes de frais.
Lutter avec fermeté contre la fraude aux notes de frais
La fraude aux notes de frais coûte chaque année très cher aux entreprises. Des salariés peu scrupuleux n’hésitent pas à établir de fausses notes de frais, ou à gonfler artificiellement leurs dépenses.
Par exemple, l’exagération du montant des frais kilométriques par les employés est un grand classique, de même que la transmission d’un reçu en double.
Le meilleur moyen de lutter contre la fraude aux notes de frais reste de traiter le problème à sa source. Abolir les notes de frais et se tourner vers des moyens de paiements modernes et sécurisés apparaît comme la solution reine.
Fournir des cartes affaires pour les dépenses des salariés
Contrôler les dépenses des salariés devient un jeu d’enfants avec les cartes affaires.
Grâce à des cartes connectées au compte de l’entreprise, les salariés gèrent en autonomie et en toute sécurité leurs dépenses professionnelles. Ils n’ont plus à avancer de frais, et l’entreprise est délestée du traitement des notes de frais.
L’octroi de cartes Visa Business manager.one aux salariés ne présente aucun risque. Le chef d’entreprise pilote l’ensemble des cartes de l’entreprise depuis son tableau de bord personnel. Il fixe des plafonds de paiement et de retraite, limite l’utilisation de la carte à certains jours de la semaine ou certains créneaux horaires, ou encore interdit les dépenses chez certains commerçants. Les cartes sont paramétrées en temps réel.
Le recours aux cartes virtuelles est également possible. Celles-ci permettent notamment d’attribuer aux salariés des cartes affectées à un usage précis.
Avec manager.one, dites adieu à la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais.
